Три фактора формирования полезной привычки
Чтобы привыкнуть концентрироваться на главном, необходимы твердость, дисциплинированность и упорство. Все три качества можно выработать.
Во-первых , примите твердое решение развить привычку доводить любое дело до конца.
Во-вторых , заставьте себя дисциплинированно упражняться , снова и снова повторять приемы, которые собираетесь освоить, пока не доведете их до автоматизма.
В-третьих , упорно продолжайте занятия, пока привычка не укоренится и не станет частью вашей личности.
Сядьте, расслабьтесь и представите себя со стороны, как будто в объектив видеокамеры. Вообразите себя в будущем. Кто вы? Где вы находитесь и чем занимаетесь? Что вам нужно сделать в настоящем, что бы приблизить или изменить эту картину? Подумайте о том, какими качествами вы обладаете, а какие необходимо усовершенствовать. Всякое улучшение жизни начинается с самоусовершенствования. Вы обладаете ничем не ограниченной способностью осваивать и развивать новые привычки и навыки. А научившись безотлагательно браться за важную работу и доводить ее до конца, вы должны будете прибавить газу – ведь теперь и ваша карьера и вся ваша жизнь помчатся по скоростной трассе (Выйди из зоны комфорта. Б. Трейси ).
Проведя исследование психологи Стэнфордского университета пришли к выводу, что продуктивность работы (как профессиональной, так и по хозяйству) снижается, если рабочая неделя длится больше 50 часов. Иными словами, если вы трудитесь по 70 часов в неделю, это свидетельствует только об одном: вы успеваете сделать ровно столько же, сколько более успешные и организованные люди успевают за 50.
Но как организовать свое время, чтобы все успевать? Этим вопросом задаются многие женщины, которые спешат преуспеть в карьере и у себя дома. Мы проанализировали ряд психологических исследований и выделили следующие ключевые привычки, которые наблюдаются у успешных людей.
1. Научитесь планировать свои домашние дела
Если вы не готовите презентации, годовые отчеты, а хлопочите по дому, это не значит, что вы не работаете. 
Часто бывает так, что домашние дела занимают все наше свободное время. Чтобы этого избежать не расслабляйтесь раньше времени, научитесь подходить к выполнению домашней работы также серьезно и сосредоточено, как если бы вы шли на деловую встречу. Научитесь планировать домашние дела также, как планируете рабочее время. Не тратьте все свободное время выходного дня на уборку по дому, отведите ему определенное количество времени и постарайтесь в него уложиться. Доводите действия до автоматизма, даже если они скучные и неприятные. Выполните их в первую очередь, чтобы оставшееся время посвятить любимым делам.
Не забывайте и о своих близких. Посвятите выходные тому, что бы провести это время с ними (пообщаться с ребенком, сходите с ним в парк, а с мужем в ресторан или кино). Это нужно не только им, но и вам самой.
2. Научитесь планировать свой рабочий день
Успешные люди строят перед собой план и строго следуют ему, не допуская отклонения. Например, выполнить следующую работу за 2 часа, потом небольшой перерыв и новый рывок. Вы должны приложить все усилия, чтобы выполнить план, иначе «сгорите» на работе. Выработав привычку, выполнять работу таким образом, вы никогда не позволите себе провести лишнюю минутку просматривая новостную ленту в соц.сети.
3. Умейте осмыслять свою работу
В рабочей суете у вас, возможно, нет времени взглянуть на происходящее «с высоты птичьего полета». Оцените и проанализируйте важнейшие глобальные тенденции, затрагивающие не только вас лично, но и вашу компанию и всю вашу индустрию. Уделите этому несколько часов вечером после работы или в выходной день. Это поможет вам осмыслить ваши действия, возможно даже поменять тактику или расставить новые приоритеты.
4. Займитесь своим физическим здоровьем. Найдите творческое увлечение
Если вы себя плохо чувствуете, вряд ли вы захотите покорять вершины. 
Люди, увлекающиеся бегом или плаваньем подтвердят тот факт, что во время занятия спортом к ним приходят решения, до этого не решаемых вопросов. Это так. Даже 10 минут физической активности достаточно, чтобы запустить в организме механизмы выработки гамма-аминомасляной кислоты, важнейшего нейромедиатора, действие которого снижает стрессовые нагрузки, а значить позволяет нам взглянуть на вещи под другим углом. Найдите ту физическую активность, которая будет приятна именно вам, и сделайте его обязательной частью выходных.
Творчество, будь то гитара, садоводство или живопись позволяют вам отключиться от каждодневной суеты и забот. Даже если вы не прославитесь как художник, к работе вы будите возвращаться отдохнувшими, полными сил и энергии.
5. Стройте большие и маленькие планы
Стройте планы на день и на всю жизнь. Стройте профессиональные планы и планы личностного роста. Стройте реалистичные планы. Записывайте их, корректируйте действия. Пусть в ваших планах на день будут такие простые пункты, как пообедать, принят душ, сделать .
Строя планы на будущее, не соглашайте на меньшее, чем вы хотите. Успешные люди всегда знают чего они хотят. Они ставят планку и не опускают ее. И даже перспектива безденежья не останавливает их на пути к намеченной цели. Угроза нищеты, наоборот, становится для них мотивацией, чтобы быстрее воплотить свой идеал.
Стройте планы на рабочую неделю и следующие выходные. Это тоже поможет избежать излишних перегрузок, стрессов и успеть за рабочие дни намного больше. Перспектива, что в выходные вас ждет что-то захватывающее (поездка за город, на озеро, романтический ужин, катание на лыжах, коньках, костюмированная вечеринка или даже караоке) поможет вам быть в тонусе всю неделю. Множество исследований свидетельствуют: ожидание удовольствия не менее важно, чем само его получение. И если в понедельник вы будете знать, что в субботу вас ожидает нечто необычное и приятное, неделя пролетит быстрее, текущие дела будут выполняться быстрее.
6. Расставляйте приоритеты
Ориентируйтесь на качестве, а не на количестве. Не тратьте много времени на мелочи. Выполняйте важные и самые трудные вещи в первую очередь. Так у вас не будет чувства груза, от чего вы будите чувствовать себя более счастливым и удовлетворенным.
7. Следите за режимом сна. Делайте утром что-то приятное
Строго следите за своим режимом. Вставайте и ложитесь в одно и тоже время. Чтобы проснуться свежим и отдохнувшим, мозгу нужно пройти определенные фазы сна. Если режим сбивается, вы будите чувствовать себя вялым, уставшим и раздраженным. В таком состоянии желание работать у вас точно не будет.
Найдите себе занятие с утра, ради которого вы бы быстрее пробуждались. Начинайте день с любимого занятия и тогда вы будите быстрее входить в рабочий процесс. Это может быть творческое увлечение или физическая нагрузка.
8. Научитесь абстрагироваться
Когда вы наметили свой путь, расставили приоритеты очень важно не поддаваться негативному мнению окружающих. Доверяйте своим инстинктам. Это ваша жизнь и строите ее только вы сами. Никто другой за вас прожить ее не может. А если кто-то считает, что «лучше было бы пойти устроиться на работу», вместо того, чтобы «открывать свое дело в такое не стабильное время» положительно кивайте и делайте по своему. Если окружающие стремятся посеять долю сомнения в том, что вы делаете — абстрагируйтесь. Уверенные в себе люди знают что и когда нужно делать. Переубеждать других бесполезно, у них свой путь, у вас свой.
Как все успеть? Планирование времени — 10 советов и личный опыт
Планирование
Чтобы понять, как научиться все успевать, нужно знать, что именно требуется успеть в течение дня. Для этого потребуется организовать свое домашнее хозяйство, а также тщательно распланировать свое время. День должен идти по накатанной колее, тогда вы будете понимать, как все успевать по дому и по работе.Если есть возможность распланировать неделю или даже месяц - это прекрасно, вы будете меньше нервничать и больше экономить времени.
Планируем день:
- выпишите все обязательные дела, привязанные ко времени, в столбик;
- расставьте время выполнения;
- расставьте небольшие временные люфты;
- добавьте важные задачи, непривязанные ко времени;
- мысленно "проживите" этот день;
- внесите нужные коррективы.
Рабочий процесс
Чтоб понять, как все успевать и не уставать, тщательно планируйте нагрузку. Нужно планировать свой день так, чтобы делать те дела, которые вам по плечу. Я советую каждому человеку попробовать сгруппировать дела по нагрузке и прожить так несколько дней.Затем составить новый план, чередовать сложные и энергозатратные дела с легкими и необременительными, и тоже прожить несколько дней. После этого станет понятно, какой именно режим подходит именно вам.
Как все успевать на работе? Заведите график и перестаньте тратить время на тех, кто его не ценит. Следует планировать свой день и организовать свой рабочий процесс так, чтоб делать дела одно за другим - это должно быть естественно. Если суетиться, то ничего не выйдет. Продумывайте свой график, занимайтесь делами комплексно. Я поступаю примерно так:
- один день в неделю занимаюсь планированием, подсчетами эффективности, постановкой новых задач и оценкой продуктивности по тем или иным проектам. В течении этого дня мне нужно составить список задач по каждому проекту, с которым я имею дело, и если мне потребуется помощь коллег, то часть полномочий и обязанностей нужно делегировать им.
- Каждому проекту я уделяю один день, так получается больше сделать, а также не отвлекаться.
- Среди моих задач есть одна сквозная - в частности, тексты. В моей рабочей неделе есть текстовый день - я пишу письма, пишу главы в свою книгу, заполняю лист ожидания в блоге (в течении недели посты будут появляться сами собой), пишу все что нужно для обоих проектов.
- Оценить собственную продуктивность и максимально ее повысить.
- Распланировать свое время (можно воспользоваться системой 45/15 - 45 минуток вы работаете, 15 минут отдыхаете или кардинально меняете деятельность);
- Если нервничать, то на все просто не хватит ресурса.
- Делать каждое дело до конца, прежде чем браться за другое.
- Вести учет выполненным делам.
- Быть всегда и везде вовремя (в соответствии с вашим графиком).
- Делать в течение дня перерывы (чашка кофе, свежий воздух, гимнастика в комнате отдыха - выберите то, что помогает вам одновременно и расслабиться, и взбодриться).
Несколько лайфхаков
Как успевать жить и работать, если в сутках всего 24 часа? От чего-то придется отказываться. Делать все невозможно. Даже самый талантливый не сможет распланировать то количество времени, которого хватает на определенное число задач.Попробуйте:
- Делать то, что вам действительно интересно - смело отказывайтесь от того, что вам не нравится, жизнь коротка, не стоит расходовать ее на скучные занятия.
- Вести учет тех дел, которые вам нравятся, и которые вам хочется попробовать, когда будет время - жизнь стремительно меняется, и если совсем недавно вам некогда было заниматься вязанием, то например на больничном вы вполне можете уделить этому время.
- Быть хорошей собеседницей, но не позволять никому тратить свое время впустую (думаю, каждый понимает - у всех нас на работе есть те, кто обожают ныть и занимать наше время? Научитесь отказывать им!).
- В течение дня отмечайте выполненное, и умейте вовремя остановиться - например, после того, как я выключаю рабочий компьютер, я больше не думаю о работе, не занимаюсь ей, у меня начинается другая жизнь.
- Как успевать больше, а уставать меньше: хорошей идеей в течение дня будет стакан воды и дыхательная гимнастика, они помогут держаться в тонусе.
- Как больше успевать, когда не хватает времени? Распланировать реальный объем дел на оставшееся время, а остальное делегировать. Также важно успокоиться - если нервничать, то ничего не выйдет.
- Как успевать больше за то же время: можно воспользоваться хорошей практикой американских юристов и планировать каждые шесть минут своей жизни. Шести минут достаточно на одно небольшое дело (как раз то, на чем мы можем концентрироваться).
Домашнее хозяйство
Пробуйте работающие системы. Это то, что меня спасает. Во-первых, займитесь японской уборкой, расхламите собственное жилье. Быть хорошей хозяйкой легче всего там, где нет ничего лишнего. Оптимизируйте свое хозяйство, выбросите ненужное, докупите необходимое, и радуйтесь.В течение дня или двух можно расхламить хрущевку, на квартиру улучшенной планировки уйдет не более недели. Домашнее хозяйство после этой процедуры будет требовать не более одного дня раз в десять дней, и вести его станет намного легче.
Чтобы делать домашние дела вдвое быстрее, купите себе хорошую бытовую технику. Несколько роботов для уборки могут сильно облегчить жизнь - пылесос и полотер, а также робот для сбора мусора и небольшой электронный малыш для мойки окон будут содержать ваш дом в чистоте.
Заведите несколько пылесосов. Запомните основную истину, как быть хорошей хозяйкой - если кормить сытых, они никогда не будут голодными, а если убирать по чистому, оно никогда не станет грязным. Хорошей домохозяйке также известно, что счастливый дом - там, где спокойно и уютно, а не там, где все сверкает, а женщина похожа на поломойку.
Чтобы стать хорошей хозяйкой, заручитесь поддержкой остальных членов семьи. Запомните - чтобы убраться дома, нужно не более дня в неделю. Если разделить это время на всех членов семьи - получится несколько часов. Если разделить несколько часов на семь дней - получится по двадцать минут в день (конечно, я считаю грубо, но вы можете вывести свои цифры).
Двадцать минут в день каждый член семьи должен тратить на домашнее хозяйство. Это не так много, верно? Если вы научитесь вести домашнее хозяйство сообща, то это будет прекрасно. В глазах близких вы будете хорошей хозяйкой - ведь вы сумели организовать сей процесс.
Я рассказала, как больше успевать, когда не хватает времени - у меня этот процесс отлажен. Я убрала из жизни скучные занятия (либо вовсе отказалась от них, либо пользуюсь чьей-то помощью), у меня есть план на каждый день, и я никому не позволяю тратить мое драгоценное время. Думаю, у вас все получится!
Эффективность рабочего дня оценивается полученными результатами, то есть тем, что человек успел сделать. Не всегда получается успевать все – проблема может заключаться как в том, что вы слишком много от себя требуете, так и в нерациональном использовании временного ресурса. Чтобы успевать больше, научитесь действовать в соответствии с несколькими советами.
Планирование
Грамотное планирование – даже не половина, это почти 100% успеха. Максимум, которым ограничиваются обычно люди – составление списка дел на день или на неделю. Однако при этом важно учитывать еще и время, которые вы будете затрачивать. Если с делами, которые вы выполняете редко, указать точное время получается не всегда, то ежедневная рутина вполне поддается измерению. Засекайте, сколько времени у вас уходит на выполнение регулярных задач, и ищите, каким образом вы сможете сократить его.
Часто происходит, что некоторые дни недели забиты настолько, что некогда передохнуть, а другие – практически свободны. На этом этапе необходимо распределить нагрузку, чтобы все дни были заняты равномерно.
Списки дел на день и на неделю с указанием времени всегда должны быть у вас перед глазами – чтобы не было соблазна отвлечься.
Пожиратели времени
Можно сильно удивиться, если хоть раз проанализировать на что уходит время в течение дня: поиск завалившихся за тумбу ключей, просмотр ненужной информации в сети, перебирание в голове фраз из вчерашнего диалога с начальником… Вариантов, чтобы отвлечься – миллион, и все они с успехом используются, чтобы не делать то, что нужно. Поэтому, зафиксировав однажды на бумаге все, на что бессмысленно уходят минуты и часы, и оценив потенциальную выгоду от этого времени, вы сможете ликвидировать существенные пробелы в планировании.
Делать заранее
Проанализировав, какие из дел могут отнять больше времени, чем вы планировали или в выполнении которых можно столкнуться с трудностями, приступайте именно к ним. Это повышает вероятность того, что вы справитесь в срок и без лишней нервотрепки.
Потом будет некогда
Откладывать на потом – распространенная привычка. И крайне вредная. Ведь всегда можно найти “отмазку”, чтобы не делать ничего. Когда же у вас перед глазами четкий план, по которому расписан и завтрашний, и послезавтрашний день, переносить невыполненные задачи будет просто некуда.
Делегирование
Чтобы успевать все, необходимо правильно распределять обязанности между членами коллектива (как на работе, так и дома). Старайтесь максимально разгрузить себя, оставив решение только самых важных вопросов.
Добавляйте все новые занятия
Странный совет человеку, который и так ничего не успевает? Нет. Чем больше вам нужно сделать, тем больше вы успеете.
В рамках жесткого ограничения времени человек начинается действовать быстро и не отвлекается.
Всем известны написанные за одну ночь дипломы, идеальный порядок, наведенный за 15 минут до прихода и гостей и т.д. Поэтому, если вы давно хотели заняться новым хобби – просто включите его в план, и вы увидите, что у вас есть на него время.
Порядок
Когда все вещи лежат на своем месте, эффективность труда значительно повышается. Это связано не только с тем, что не нужно искать потерявшуюся папку, но и с тем, что мозг лучше работает, когда вокруг не царит хаос.
Не нужно быть перфекционистом
Этот пункт связан с предыдущим. Порядок – это порядок, но ежедневно полировать паркет не обязательно. Экономьте время там, где это можно сделать. Однако утверждение не касается рабочих моментов, тех, где действительно нужно быть лучшим, профессионалом. Ведь в этом случае вы будете терять потенциальных клиентов и возможную прибыль.
Отдых не менее важен, чем работа
Причем отдых также необходимо вносить в план – планируйте не только сам вечер, но и расписывайте все, что нужно сделать для его подготовки. После хорошего отдыха и с удовольствием проведенного времени силы на работу преумножатся. Внимательно выбирайте способы отдохнуть. Если перед вами стоит глобальная рабочая цель, то отдых должен быть спокойным расслабляющим. Алкогольные посиделки – не ваш вариант, это не только не даст расслабиться, но и вычеркнет из работы весь следующий день.
Самый важный совет – понять, ради чего нужно все успевать. Сформулируйте цель, которая перед вами стоит, то, что будет двигать вас вперед. Запишите ее на первой странице своего ежедневника.
Это может быть цель всей жизни или цель на период времени. Но это – ваш главный мотиватор, который не позволит остановиться. Этот пункт – самый важный. Он позволяет расставить приоритеты и понять, на что стоит тратить время, а что вообще не заслуживает вашего внимания.
Чтобы выработать привычку, необходимо повторять одно и то же действие на протяжении 21 дня. Если в самом начале четко придерживаться плана будет затруднительно для вас, то через 3 недели это станет второй натурой.
Алёна, г. Ростов Великий
В 1926 году существовала лига« Время», участники которой старались популяризировать прогрессивные технологии неизвестного еще понятия тайм-менеджмент. Тогда же жил биолог, описанный в книге Даниила Гранина, — Алексей Любищев, возведший идею управления временем в систему, благодаря чему в 85 лет успевал втрое больше, чем его молодые ассистенты.
Искусство управления временем — сегодня уже всем известный Time Management — изначально неверный термин. Часами и минутами можно управлять только в сказке про Гарри Поттера: повернул золотой маховик времени — есть лишний час и можно присутствовать в двух местах одновременно. В 2003 году появилось более близкое к реальности понятие — Life Management, который уже уместнее заменить на что-нибудь вроде Self Management, потому что время — величина постоянная и объективная, а частный подход к нему иногда напоминает размазывание каши по тарелке. Главное, что позволяет грамотно вписать себя во временную сетку, — это планирование. Причем намечать имеет смысл абсолютно все — от глобального до мелочей. Только так мы можем понять, куда именно уходят часы и минуты.
Искусство успевать все, как и прочие виды искусства, состоит из стратегии и тактики. Первая определяет неуклонное движение к цели, вторая позволяет выбрать транспорт. И только от нас зависит, будет это самокат или Ferrari.
Напиши свою эпитафию
Главная стратегическая задача — полностью изменить взгляд на себя во времени. Российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский называет такой подход« Управлять собой, как компанией», американский идеолог Стивен Кови вводит для этого термин« проактивность», означающий отказ от отношения к жизни по принципу« так получилось». «Вы должны не реагировать на события, а создавать их», — пишет Кови. Решение этой задачи требует серьезной работы над планированием собственной жизни — формулировки целей и миссии, базовых ценностей и важных областей. Для лучшей визуализации стратегии Архангельский рекомендует два упражнения: первое — составить подробную карту движения по жизни(лет до 85), второе — написать свою эпитафию. Последнее отлично помогает понять цели существования. Кто хочет остаться в истории« постоянно задолбанным менеджером отдела логистики, который так и не увидел, как выросли его дети»? Самый сложный вопрос в этом случае: чем цели отличаются от миссии? «Цели — это то, что мы берем от мира, миссия — то, что мы даем миру», — расшифровывает Глеб Архангельский. И уточняет: и то и другое должно быть не просто написанным на бумаге лозунгом, а очень честным по отношению к самому себе опытом.
Раздели« родные» и навязанные дела
Выстраивание приоритетов помогает разобраться, где в твоей жизни дела« родные», а где — навязанные социумом или конкретными людьми. На которые, как правило, и уходит львиная доля времени и сил. «Я много работаю с внешне успешными, но внутренне абсолютно несчастными молодыми женщинами, — рассказывает психолог Татьяна Антропова . — Как ни странно, у людей, живущих по очень насыщенному рабочему графику, есть проблемы с целеполаганием. Они давно не отличают собственных целей от целей своих родных, коллег, начальства, друзей. Только не надо прямо сейчас открывать ежедневник и начинать анализировать. Это возможно, только если правильно и успешно выполнен предыдущий пункт плана — ценности определены, миссии расписаны».
Начни с приятного
Это уже из области тактического управления временем. Каждый день мы составляем план: что должны успеть за день. И начинаем, как правило, с неотложных и серьезных дел. При таком подходе все, от чего получаем удовольствие, попадает в конец списка — туда, где размещаются« неважные» дела. А то и вовсе остается« в уме». Что если попробовать открыть ежедневник и расслабиться, вписать туда как можно больше приятного? И после задать вопрос: что я должна делать, чтобы позволять себе все, что люблю?
Именно на этом этапе психолог советует начать деловое планирование. Составив такое« перевернутое» расписание, можно сделать неожиданные открытия. Например, понять: очередная должность, ради которой сидишь в офисе до ночи, окончательно похоронит твои мечты научиться танцевать сальсу, встречаться с подругами хотя бы раз в две недели и ходить в бассейн. Вывод прост: запрети себе сверхурочные, позволь кому-то другому демонстрировать трудоголизм. Ты станешь счастливее и без новой должности. Хотя, возможно, именно тебе она и достанется. По карьерной лестнице легче двигаются счастливые люди.
Кстати, а она нужна тебе, эта должность? Допустим, твоя цель — квартира, которую купишь, когда поднимешься на ступеньку выше. А руководство хочет видеть тебя на этом месте, такую ответственную и инициативную, потому, что ты избавишь компанию от массы проблем. В этом случае каждый преследует свою цель, но общий вектор движения совпадает. Неважно, если цель для всех участников движения выглядит по‑разному — главное, чтобы она не противоречила твоим интересам.
Найди время на отдых
Планирование отдыха — не только выбор места, куда собираешься в отпуск. Это именно планирование времени, когда ты не работаешь, — и наличие этих« святых часов» свидетельствует о твоей эффективности больше, чем все трудовые достижения. Запомни американскую поговорку: только бездельники и бандиты работают в Рождество.
В первую очередь, не доводи себя до состояния загнанной лошади. Человек — существо, подчиненное биологическим ритмам. Приучись отдыхать и расслабляться хотя бы по пять минут каждый час. И соблюдай этот план свято, независимо от авральной ситуации на работе. А главное, чтобы переключение было максимальным, — для большинства офисных сидельцев это значит выйти на улицу и размять суставы. Кови называет такой прием« правилом сохранения гусыни, несущей золотые яйца»: давая себе возможность отдохнуть, держишь организм в рабочем состоянии дольше.
Творческая лень — одна из разновидностей отдыха. Состояние, в котором мозг отключается от всех текущих задач. По‑хорошему здорово было бы иметь возможность подремать в середине дня: до того как к власти пришел Петр I, у боярской Думы в середине дня существовал официальный перерыв на сон. Да и Уинстон Черчилль разрешал себя будить во время« сиесты» только в случае объявления войны — остальные поводы считались незначительными.
Мысли конкретно
Все глобальное имеет тенденцию умирать еще на уровне проекта. Поэтому большие дела надо делить на очень простые малые, а простые малые делать сразу, не дожидаясь пока их накопится целая куча. В управлении временем такие стратегии получили название« поедания лягушек» и «разрезания слона на бифшексы». Первый термин американский коуч Брайан Трейси предложил для дел, не являющихся сложными, но за которые совсем не хочется браться. У всех« лягушки» разные, но имеют общую тенденцию накапливаться. Мы откладываем на неопределенное потом неприятные дела, тогда как самое правильное — выполнять их в первую очередь, а еще лучше — в день по одному.
Кроме разрезания большого дела на маленькие, Глеб Архангельский рекомендует метод швейцарского сыра: подойти к масштабной задаче произвольно, выгрызая в ней дырки, как мышь в сыре, — без всякой системы и логики, просто в том порядке, какой удобен на данный момент.
Мысли реально
Как правило, планируя день, мы набиваем его под завязку, исходя из ошибочного мнения, что все будет именно так, как задумано, то есть идеально. Форс-мажоры, пробки, чужие опоздания не входят в наши планы. Равно как и отдых между этими бешеными спринтерскими забегами, накладывающимися один на другой. Фактор реальности, как правило, полностью исключен из планирования — и именно из-за него мы ничего не успеваем. У строителей есть поговорка: «Умножь бюджет на два, а сроки — на три, и получишь реальные цифры». Имеет смысл воспользоваться этой мудростью при банальном планировании дня. Пробки обязательно возникнут, адрес будет запутан, а встреча с большой вероятностью затянется. Каждый расписанный в ежедневнике час — верный признак того, что половина дел будет перенесена на завтра или на ночь. Резервы времени, заложенные изначально, — именно та военная хитрость, которая позволит успевать все и при этом чувствовать себя повелителем времени.
ТЕКСТ: Ольга Цыбульская, Наталья Рустамова
В последнее время бег времени значительно ускорился. У нас появилось масса новых желаний и потребностей, на реализацию которых у нас никогда не хватает времени. В данной статье мы попробуем разобраться, как все же не тратить свое время впустую и как все успевать.
Задумайтесь, как часто мы слышим такие фразы:
- время-деньги;
- уважайте свое время;
- каждое мгновение бесценно;
- все раны со временем заживают;
- если бы у меня было бы больше времени;
- у меня нет времени.
Знакомые всем фразы? Действительно — время бесценно, и что бы все успевать требуется использовать его с умом.
Давайте посмотрим на примерный распорядок дня статистического человека. На что обычно тратится свое время. Уверены, что ваш ежедневный график во многом совпадет с ним.
- Отдых / сон — 8 часов
- Здоровье: йога, упражнения — 1 час
- Время для семьи — 3 часа
- Питание (завтрак, обед, ужин и закуски) — 2 часа
- Развлечения — 2 часа
- Знания / обучение / новости — 1 час
- Общение — 1 час
- Работа / профессия / карьера — 11 часов
- Путешествия — 3 часа
Такой график необходим любому нормальному человеку, желающему все успевать, быть успешным, целеустремленным и свободным. Но если рассчитать указанное время, выходит, чтобы в сутках должно быть 32 часа, а есть только 24.
План для тех, кто хочет все успевать
Специалисты выделяют несколько навыков и инструментов для управления своим временем:
- планирование;
- многозадачность;
- оптимальное использование технологий;
- делегирование;
- самодисциплина.
Значит, нам необходимо: быть дисциплинированным, планировать свой день, уважать свое время и время других, иметь ежедневный график, выполнять нескольких задач в один промежуток времени, использовать доступные технологии.
Присмотритесь к ориентировочному плану, для того чтобы успеть все за один день – приспособьте его под себя.
- Вы просыпаетесь утром и отправляетесь на прогулку или пробежку. Одновременно вы можете слушать любимую музыку, аудиокниги, на которые у вас катастрофически не хватает времени.
- Во время утреннего завтрака или кофе вы можете просматривать газеты или смотреть новости, чтобы всегда быть в курсе событий и новостей. Завтрак также является отличным временем, что бы провести его с семьей.
- По дороге к месту работы вы также можете слушать любимую музыку и оставаться на связи со своими друзьями и родственниками посредством сообщений и звонков. Если вы занимаете какую-либо высокую должность и действительно заняты, а ваш офис находится довольно далеко … вы можете провести одну из встреч в вашем автомобиле. Еще можно за это время просмотреть несколько отчетов, а также подписать бумаги требующие подписи и согласования.
- Для рутинной работы в офисе (подписание документов, ответы на звонки) отведите специальное время (полчаса – 1 час) в начале рабочего дня, что бы ни распыляться на нее в течение всего дня.
- В течение первого перерыва в офисе назначьте встречу со своими подчиненными или коллегами и, по возможности, делегируйте им свою рутинную работу.
- Вы можете встречаться с важным клиентом или проводить деловые встречи во время вашего обеда.
- Для связи с начальством или коллегами используйте селекторную связь или видеоконференции. Та же технология может быть использована для собеседований с кандидатами на рабочее место из разных мест. Вы также можете использовать эту технологию для участия в семинарах и курсах повышения квалификации. Если вы можете решить проблему с помощью простого сообщения на мобильный телефон или письмом на электронную почту, не нужно организовывать встречу. Таким образом, использование вашего мобильного телефона и интернета значительно поможет вам в управлении вашим рабочим временем.
- При перемещении по офису, вы также можете отправлять сообщения членам вашей семьи, родственникам и друзьям, что бы всегда оставаться на связи с ними.
- Когда вы находитесь на встрече, важно, всегда держатся в рамках дискуссии. Приходите всегда вовремя и планируйте, когда встреча должна завершиться. Это вопрос дисциплины.
- Вечером, по дороге домой вы также можете слушать музыку, аудиокниги, просмотреть доклады и документы, или организовать встречу с клиентом или заказчиком.
- Дома уделяйте время семье. Прислушивайтесь к ним. Решайте свои проблемы. В собственном доме никогда не говорите о работе.
- Во время ужина вы можете снова читать газеты и смотреть новости, что бы быть в курсе событий.
Конечно же, выполнение данной программы для каждого человека будет индивидуальным. Но не забывайте главное правило: для того, что бы все успевать используйте каждую минуту по назначению. Если вы выбиваетесь из графика – не переживайте. Отдохните и соберитесь с мыслями, ведь спешка тоже может навредить.
Что делают занятые люди
- Они уважают свое время и время других;
- Они заставляют время работать на себя;
- Они используют технологии;
- Они самодисциплинированны;
- Они планируют свое время;
- Они знают свои ограничения. Они доверяют людям, эффективности и талантам окружающих и делегируют им свою работу;
- Они не перекладывают свою ответственность на других.
Что не делают занятые люди
- Они не кричат и не жалуются на нехватку времени;
- Они не размышляют на тему, «как все успеть», а просто не откладывают работу;
- Они не тратят время на пустую болтовню;
- Они не винят время в своих неудачах и разочарованиях;
- Они не смешивают работу с семьей. Они не выполняют свою работу на дому и не приносят в работу семейные эмоции;
- Они не винят других.
И в заключение помните, что количество часов в день не изменится. Там будет всегда только 86400 секунд. И только от вас зависит, как вы управляете и используете каждую из этих секунд. Нужно вкладывать значение в каждую секунду. Занятые люди довольны и счастливы, от того что они успевают все в своей жизни. Тех, кто только показывает, что они заняты, в итоге ждут разочарование, стрессы и неудачи в жизни и профессии.
Вот вам несколько мотиваторов по поводу ценности времени:
- о ценности одного года спросите студента, который провалил итоговый экзамен.
- о ценности одного месяца, спросите мать, которая родила недоношенного ребенка.
- о ценности одной недели, спросите редактора еженедельной газеты или журнала
- о ценности одного часа, спросите влюбленных, которые ждут встречи.
- о ценности одной минуты, спросите человека, который опоздал на поезд, автобус или самолет.
- о ценности одной секунды, спросите человека, который пережил аварию.
- о ценности одной миллисекунды, спросите человека, который выиграл серебряную — медаль на Олимпийских играх.
Время никого не ждет. Дорожите каждым мгновением, которое у вас есть. Вы будете ценить время еще больше, когда разделите его с человеком, особенно дорогим для вас.