Смена генерального директора подразумевает несколько иную схему передачи дел и оформления, нежели обычного сотрудника. Ответственность, предписанная этой должности, иногда вводит в страх кадровиков при подготовке его оформления. В этой статье подробно описан порядок проведения смены руководителя компании, перечень необходимых для этого документов, которые не ограничиваются только указом и трудовой, нюансы их заполнения.
Нужен ли приказ о вступлении в должность генерального директора в ООО?
Часто задаваемым вопросом кадровиков: «Когда издается приказ о вступлении в должность генерального директора?» Указ издается при принятии решения о назначении на эту позицию учредителем (если он один) или советом учредителей. Без правильно оформленного назначения, действия генерального руководителя компании могут считаться нелегитимными. При единоличном учредителе его решение оформляется письменно, и документ заверяется его подписью.
В каких случаях применяется приказ о вступлении в должность?
Указ применяется в случае:
- Открытия нового предприятия. В этом случае первым указом под первым номером, должен быть указ о назначении руководителя;
- При смене сотрудника на этой позиции по причине: увольнения по личной инициативе, по договоренности сторон, инициативе учредителя или совета учредителей, выхода на пенсию.
Новым приказом назначается новое лицо, а со старого – снимаются полномочия.
Кто подписывает приказ о вступлении в должность генерального директора?
Кто подписывает указ зависит от того, как на позицию утверждается назначенное лицо:
- Если указом он назначается, то его подписывает собственник единолично, если он один в компании или председатель совета директоров, на основании совместного решения. Запись об этом обязательно делается в протоколе собрания;
- Если он вступает в должность, то документ о своем назначении он подписывает сам. При этом основанием назначения тоже есть решения учредителя или совета директоров.
Приказ о вступлении в должность генерального директора - форма приказа
Составить приказ о вступлении в должность необходимо по унифицированной форме и после внесения решения о его назначении в протокол собрания. Его составляет человек ответственный за документооборот в компании – кадровик или в небольших компаниях по совместительству этим может заниматься – бухгалтер, секретарь или иной работник, на которого возложили эти обязательства и ответственность соответствующим распоряжением.
Как оформить приказ о вступлении в должность генерального директора?
Процедура смены на этой позиции достаточно щепетильна, так как она наделена финансовыми полномочиями и при смене ответственного лица, нужно постараться учесть все нюансы.
Процедура смены руководителя включает такие этапы:
- Необходимо внести кадровые изменения в реестр юрлиц. За это ответственный уже новый руководитель. Для этого необходимо заполнить документ Р14001 и с письменно оформленным решением учредителя или совета директоров, предоставить в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Уведомление налоговой обязательно в течение трех дней, за невыполнение сроков предприятие при проверке могут оштрафовать;
- Указом оформляется вступление в должность нового лица. Правильно оформить приказ о вступлении в должность необходимо самому руководителю, он же его и подписывает;
- Подписывается трудовой договор между предприятием и новым руководителем;
- Вносится соответствующая запись в трудовую книжку. Основанием является протокол собрания учредителей, а не приказ, но запись делается после издания указа. Запись делают не позднее недельного срока после издания;
- Переоформляется образец подписи в банке. Новый образец должен быть заверен нотариусом или ответственным в банке;
- Важно на момент передачи дел прекратить распоряжением учредителя полномочия старого руководителя, перепроверить принятые им за последнее время решения – указы, распоряжения, выданные доверенности (по специальному журналу). В практике бывали прецеденты, как на основании ранее выданных распоряжений старым должностным лицом, уже при работе нового лица, совершались убыточные сделки для предприятия. Указы, распоряжения необходимо новыми указами признать недействительными, доверенности отозвать – отправить заказное письмо с отзывом доверенному лицу и руководителю организации, интересы которой он представляет;
- Внести запись в реестр (ЕГРЮЛ). Дата внесения считается датой назначения и является последней датой работы старого сотрудника. Запись делается через несколько дней, после подачи данных в налоговую.
Приказ о вступлении в должность генерального директора в ООО - образец
Указ заполняется по унифицированной форме. Он имеет такую структуру:
- Шапку документа - указывается наименование предприятия, его реквизиты, ИНН, КПП, ОГРН;
- Название документа и его номер: «Приказ #__ о вступлении (назначение на) в должность (указать название позиции)»;
- Дата и место составления;
- Указывается на основании какого документа происходит назначение (протокола собрания или индивидуального решения учредителя);
- ФИО нового руководителя;
- Если в компании нет главного бухгалтера, его обязанности возлагает на себя генеральный директор, что отображается в этом же указе;
- Подпись генерального директора или председателя совета директоров (если указ о назначении).
Дата приказа о вступлении в должность генерального директора может совпадать с датой начала работы, а может и отличаться. Дата вступления подразумевает, что должностное лицо, уже приняло все дела и несет полную ответственность за свое решения и компанию в меру своих полномочий.
Приказ о вступлении в должность генерального директора ООО является одним из основополагающих документов организации. Без наличия этого приказа руководитель не может приступить к выполнению своих обязанностей. Без него все подписанные им документы, приказы и пр. не будут юридически грамотными, не будут рассматриваться государственными и иными организациями.
ФАЙЛЫ
Также бумага такого характера будет очень полезна (в некоторых случаях даже необходима) при открытии расчетного счета в банке на юридическое лицо.
Важно! Имена всех руководителей юридических лиц всегда вносятся в Единый государственный реестр.
Возможные заблуждения
Не следует путать учредителя и директора предприятия. Даже если это одно и то же лицо, все равно функционал у этих лиц разный. Таким образом, нормальная ситуация, когда учредитель назначает самого себя на эту должность и вступает в должность по своему же распоряжению.
Элементы приказа
Приказ подразумевает свободную форму изложения, но в ней в обязательном порядке должна быть информация о:
- Наименовании ООО.
- Порядковом номере приказа (обычно это бывает один из первых приказов, если назначение происходит сразу же после учреждения юридического лица).
- Дате подписания.
- Городе, в котором организовано юридическое лицо и подписывается приказ.
- Основании для вступления в должность. Это либо протокол общего собрания учредителей, либо решение одного учредителя.
- Том, какого числа происходит вступление в должность.
- Том, какие еще обязанности берет на себя генеральный директор, вступая в должность.
- Том, к какого числа приказ вступает в силу.
Итогом должны быть подпись с должностью и расшифровкой, при наличии – печать.
Какие еще документы нужно оформить
На форумах часто спрашивают, что нужно оформлять: приказ по форме Т-1 или приказ о вступлении в должность генерального директора ООО. Обе эти бумаги необходимы для нормального функционирования организации и для формирования отчетности.
Приказ по форме Т-1 относится к документам по личному составу, а о вступлении в должность – к бумагам по основной деятельности.
Это значит, что кадровая служба к приказу никакого отношения не имеет. Приказ заносится в реестр (журнал) приказов по основной деятельности первым пунктом. Только так будет возможна дальнейшая деятельность компании.
Если генеральных директоров в учреждении несколько
Если назначение руководителя происходит в уже существующей компании, то его назначением по закону должен заниматься не учредитель, а общее собрание. При этом должна быть в приказе ссылка на протокол этого собрания.
В том же приказе генеральный директор при необходимости может взять на себя обязанности бухгалтера, экономиста или других работников. Часто так происходит в мелких компаниях, которым не имеет смысла наращивать штат.
Что записать в трудовой книжке
В документе должны содержаться сведения о вступлении в должность в качестве генерального директора организации. Желательно при этом ссылаться на решение учредителя или на номер протокола и дату общего собрания.
Причем запись в трудовой должна появиться не позже чем через 7 дней после вступления в должность, иначе это будет противоречить Трудовому кодексу. Так что к датировке в этом случае нужно относиться ответственно.
Важно! Не нужно указывать в приказе сумму оплаты труда, продолжительность работы и прочие моменты. Так как приказ относится к первичным документам по основной деятельности, то эти моменты по умолчанию не прописываются. Этим можно будет озаботиться в трудовом договоре.
Кому сообщить о назначении
Прежде всего, в курсе таких значительных перестановок кадров должна быть налоговая служба. Информация о вновь назначенном генеральном директоре должна быть внесена в ЕГРЮЛ. Причем это должно произойти не позднее чем через 3 дня после подписания этой бумаги.
Для того чтобы не стать нарушителем закона, учредителю или новоиспеченному генеральному директору (часто это одно и то же лицо) необходимо заполнить форму Р14001, а также оформленное надлежащим образом решение (совета или личное). Эти бумаги необходимо предоставить в налоговую инспекцию там, где было зарегистрировано предприятие. Территориальный принцип налоговых в этом случае остается в силе. Нельзя основывать ООО в одном городе, а приносить приказ о вступлении в должность – в другом. Если такое произошло, то необходимо послать документацию заказным письмом и убедиться в его получении.
Нужен ли трудовой договор после приказа?
Подписание трудового договора с самим собой, на первый взгляд, кажется бредом. Но по существующему Трудовому законодательству такие действия разрешены. Более того, в этом документе должны быть прописаны принципиально важные моменты, которые касаются налоговых вычетов (это зависит от начисляемой заработной платы).
Таким образом, если не прописать уровень собственной заработной платы, то можно понести административную ответственность в виде штрафа при первой же проведенной налоговой проверке.
Что должно измениться с вступлением в должность нового генерального директора
Если для ООО открыт счет в одном или нескольких банках, то новый руководитель должен изменить везде образец подписи на свою. Она должна быть нотариально заверенной. Если ООО свежая, то образец подписи оставляется единожды – при открытии счета.
Что учесть при передаче должности
Учредитель обязательно должен на момент подписания приказа снять полномочия с предыдущего руководителя. Также, перед тем как приступить к выполнению своих обязанностей, новичку рекомендовано проверить распоряжения, указы и доверенности, которые были выданы ранее предыдущим руководством.
Учредитель (когда старый генеральный директор снят, а новый не назначен) должен аннулировать ненужные старые доверенности и иные документы по основной деятельности. И потом только принимать решение для оформления приказа о вступлении в должность генерального директора ООО.
Поскольку генеральный директор (или просто директор, президент, руководитель, и т.д.), является наемным работником, а не владельцем компании (и даже если одновременно является), для его вступления в должность необходимо оформить приказ о назначении.
Самое интересное, что назначает директора на должность (и заключает с ним трудовой договор) участник ООО (председатель собрания, если их несколько). Но при этом приказ о назначении на должность директор составляет и подписывает «сам на себя».
Полномочия генерального директора в организации
Полномочия генерального директора, или, как его называют в ФЗ «Об ООО», единоличного исполнительного органа общества, прописаны в упомянутом Законе. А именно :
- без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;
- выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
- издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
- осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим Федеральным законом или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества.
Иными словами, это исполнительный орган - и «терминал» для общения ООО с внешним миром. Как указано выше, доверенность ему не нужна, он действует на основании полномочий, прописанных в уставе ООО.
Генеральный директор также принимает на работу других работников, он же их увольняет. Тут официальных действий собственников бизнеса не требуется.
Читайте также: Юридический аутсорсинг для юридических лиц в 2019 году
Процедура назначения руководителя
Поскольку назначить директора могут только участники (или единственный участник), то процедура тут состоит из нескольких этапов:
- Принятие решения единственным участником или собранием участников о назначении на должность директора (соответственно, со снятием старого).
- Государственная регистрация изменений в ЕГРЮЛ, в связи с изменением сведений о единоличном исполнительном органе.
- Заключение трудового договора (со стороны ООО подписывает единственный участник, или лицо, председательствовавшее на собрании).
- Подписание приказа о назначении, вступление в должность.
Трудовой договор можно заключить и до гос. регистрации, но для третьих лиц директор становится директором только после внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ.
Приказ о ведении бухгалтерского учета директором
Если в обществе не предусмотрена отдельная должность для главного бухгалтера, его полномочия возлагаются на генерального директора. Об этом можно написать в том же приказе, которым его назначили на должность, либо издать об этом отдельный приказ.
Приказ №1 или как назначить директора ООО
Поскольку директор ООО является самым первым работником, который потом сам будет издавать приказы, то логично поставить для него номер 1. Хотя номер приказа никаких последствий для него не несет, хоть без номера, он нужен только для упрощения и удобства делопроизводства.
В целом, все достаточно прозаично - директор сам составляет (или скачивает готовый) текст приказа, распечатывает его, подписывает, ставит печать и кладет в папку с другими обязательными документами ООО.
Порядок назначения руководителя юридического лица зависит от его формы собственности, но при этом перечень необходимых документов для оформления остается неизменным. Это трудовой договор и приказ о назначении генерального директора.
Приказ о вступлении в должность директора
Приказ о назначении гендиректора составляется на основании следующих документов:
- Решения об избрании лица на должность (протокол общего собрания учредителей, решение единственного собственника и т.д.).
- Трудовой договор с генеральным директором.
Приказ о назначении директора ООО нужен для внутреннего делопроизводства компании. Необходимость такого документа прописана в ТК РФ, в статье 68. В ней сказано буквально следующее:
- Прием сотрудника оформляется соответствующим приказом.
- Данные в приказ вносят из ранее подписанного трудового договора.
Шаблон приказа о назначении генерального директора не должен представлять из себя унифицированную форму Т-1, которая в силу специфики данного документа не отвечает всем требованиям. Обычно такой приказ составляется в свободной форме.
Кто подписывает приказ о назначении директора ООО
Основной вопрос, который возникает при издании данного документа, это кто подписывает приказ о назначении директора?
Подпись ставит сам руководитель, то есть, по сути, издает приказ сам на себя.
Это обосновано следующим:
- На тот момент, когда делается приказ о назначении генерального директора ООО, последний уже является лицом уполномоченным издавать приказы, поскольку трудовой договор с ним уже подписан.
- Учредители и собственники организации не могут издавать внутренние приказы, если только они не оформлены в ее штат.
- Законодательство не запрещает такие действия руководителя.
Таким образом, в тексте приказа фигурирует ФИО руководителя, и он же ставить подпись на этом документе.
Приказ о назначении директора ООО: образец 2018
Образец приказа о назначении генерального директора ООО не утвержден, поэтому его можно сделать в любой форме.
Можно издать его на унифицированном бланке Т-1 , но как уже было сказано выше, она не совсем подходит, поскольку не заостряет внимание именно на том, что руководитель вступает в должность, а выглядит просто как прием нового сотрудника. А между тем этот приказ нужно будет предоставлять вместе с учредительными документами в различные инстанции.
Бланк приказа о назначении директора должен содержать следующие реквизиты:
- Полное название компании.
- Дата и номер.
- Краткое содержание приказа (например, «о вступлении в должность генерального директора»).
- Текст приказа, в котором указывается ФИО директора, его должность, дата вступления в силу полномочий и дата их окончания (если таковая имеется) и документ, на основании которого он избран.
- Подпись генерального директора.
Заполненный образец приказа о назначении директора ООО можно посмотреть ниже.
Срок действия приказа о назначении генерального директора
Срок действия приказа о назначении директора зависит от срока, на который ему предоставлены полномочия. В большинстве случаев руководителя предприятия назначают на неопределенный срок, либо на срок, который указан в уставных документах. Именно на этот период и распространяется действие этого распорядительного документа. Если после окончания срока полномочий руководителя избирают еще раз, то приказ необходимо переиздать, на основании уже нового трудового договора и решения об избрании.
Период, на который избирается глава компании, обычно вносится в приказ о назначении нового директора ООО. Образец этой записи может выглядеть следующим образом:
- «Вступаю в должность с 01.03.2018 года, сроком на 5 лет», или
- «Поляков Дмитрий Дмитриевич утвержден на должность генерального директора с 01.03.2018 года по 28.02.2023 года».
Если данная информация не внесена в текст приказа, то к нему обычно прикладывают копию трудового договора, и предоставляют этот пакет документов по требованию (в банк, налоговую и т.д.).
Приказ о назначении генерального директора ООО издается на основании решения участников, или единственного учредителя и подписывается самим руководителем. Он издается в свободной форме, но при этом содержит все реквизиты, обязательные для распорядительных документов.
Заполненный пример приказа о назначении генерального директора.
Как оформить вступление в должность директора? Этот вопрос часто вызывает затруднения у кадровиков. Узнайте, как оформить распоряжение, скачайте образец
Читайте в нашей статье:
Как оформить приказ о вступлении в должность генерального директора
Когда принимается новый персонал, алгоритм действий кадровика вполне понятен: заключение трудового договора, распоряжение о приеме на работу и т.д. Что делать, если речь идет о руководителе? А если надо оформить генерального директора единственного учредителя предприятия?
Министерство соцразвития в своем письме от 18.08 2009 № 22-2-3199 поясняет: в случае, когда руководитель предприятия одновременно и единственный учредитель, заключать с ним обычный трудовой договор не надо, чтобы исключить казус «договор заключен с самим собой». Такое действие будет противоречить Трудовому кодексу (статьи 43 и 273).
Для того чтобы учредитель мог начать свою деятельность в качестве директора, достаточно издать распоряжение о вступлении в должность.
Если предприятие только открывается и еще не приняло на работу бухгалтера , директор имеет право принять на себя обязанности главбуха, указав это в распоряжении о вступлении в должность.
Название должно совпадать с фактическим наполнением, традиционно документ озаглавливают как «О вступлении в должность генерального директора».
В тексте указываются: данные организации, дата и место составления, основание и данные о будущем директоре, дата начала его работы в должности.
Необходимо быть крайне внимательным к датам, потому что любые расхождения повлекут проблемы при проверках. Нельзя допускать того, что, например, на предприятии одновременно действуют два директора или собрание акционеров состоялось позже даты составления распоряжения.
Допустимо не указывать реквизиты предприятия, если директор назначается в день создания фирмы. Привычное поле под роспись для ознакомления с документом оставлять не надо.
Примерный текст приказа: "На основании решения единственного участника ООО "Гиацинт" от 17 апрреля 2019 года №16 я, Дмитрий Сергеевич Зайцев, паспорт серии 46 02 288563 выдан 15 мая 1997 г. УВД г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул Садовая, д.23 кв.188, приступаю к исполнению обязанностей генерального директора с 19 мая 2019 года с окладом согласно штатному расписанию."
Когда требуется
Не будет ошибкой оформить вступление в должность не приказом, а решением, если речь идет о случае, когда директор является единственным учредителем. Именно такую формулировку использует Роструд в письме от 06.03.2013 N 177-6-1. Однако в практике применение приказа все же более распространено.
Если директор не является единственным учредителем, а избирается из членов ООО, необходимо издавать именно распоряжение о вступлении в должность.
На собрании акционеров выбирается или назначается генеральный директор организации. Соответственно, необходимо составить и утвердить протокол собрания. Следующим шагом будет издание приказа и именно этот документ вводит сотрудника в должность.
Хотя руководство организации и имеет особый статус, вся документация должна соответствовать требованиям трудового законодательства, иначе действия директора будут нелигитимны.
Также приказ необходим в следующих случаях:
- На предприятии меняется генеральный директор.
- Открывается новая организация.
Кто подписывает
Если директор является единственным учредителем, распоряжение подписывает он сам. Если решение о назначении принимает собственник организации, то он и подписывает.
В случае выбора генерального директора на собрании акционеров,необходимо указать основание – протокол собрания. Обычно в таком случае распоряжение составляется от первого лица и подписывается новым директором.
Срок хранения
Приказ о вступлении в должность руководителя организации обычно хранится вместе с учредительными документами, так как он требуется при разнообразных проверках надзорными органами. Срок хранения постоянный.
Срок действия документа ограничен периодом, указанным в Уставе предприятия. Если, например, в Уставе сказано о том, что полномочия директора даются на 3 года, то по истечении этого времени необходимо продлять действие полномочий.