Управленческая отчетность: основы ее составления. Управленческая отчётность: оптимальный состав, типичные проблемы и их решение

Построить эффективную и простую систему формирования основных управленческих отчетов за относительно короткий срок по силам любой компании. Ведь такие отчеты базируются на той информации, которой, как правило, обладает каждое предприятие.

По мере развития бизнеса принципиальное значение для его устойчивости и возможности дальнейшего развития начинает играть способность менеджмента контролировать основные параметры деятельности компании. Наиболее наглядную и полную картину состояния предприятия дают управленческие отчеты – о движении денежных средств, о прибылях и убытках и управленческий баланс.

Скачайте полезные документы:

Исходная информация для формирования управленческих отчетов

Формирование основных управленческих отчетов базируется на той информации, которой, как правило, обладает любая компания.

Во-первых, на каждом предприятии есть полная информация о движении денежных средств. Это могут быть как данные бухгалтерского учета (выписки по рублевым и валютным счетам, кассовые отчеты, расчеты с подотчетными лицами), так и сведения, которые могут отсутствовать в данных бухгалтерского учета, например из реестра расчетов между отдельными бизнесами в рамках холдинга и прочее. Во-вторых, любое предприятие в том или ином виде имеет в своем арсенале отчеты, характеризующие состояние и динамику наиболее важных активов и обязательств. Так, с уверенностью можно сказать, что на каждом предприятии ведется учет товарно-материальных запасов, взаиморасчетов с покупателями и поставщиками продукции или иных активов и обязательств, которые существенны для данного вида бизнеса.

Зачастую указанная информация содержится в нескольких программных продуктах, из-за чего данные получаемых отчетов не всегда соответствуют друг другу. Несмотря на это, наличия данной информации достаточно для того, чтобы приступить к формированию основных управленческих отчетов.

При этом в процессе формирования управленческого баланса будут автоматически выявлены все несоответствия в отчетах, и, соответственно, будут обнаружены источники возникновения затрат, которые ранее просто игнорировались.

Удобнее всего составлять уравленческие отчеты в Excel. Этот программный продукт обладает отличными средствами анализа и обработки данных, в том числе когда речь идет о больших массивах информации. Кстати, есть удобный сервис для ведения управленческого учета в облаке и никакие отчеты в Excel вам больше не понадобятся. .

Личный опыт
Сергей Дмитриев,

План внедрения управленческого учета

Прежде чем формировать отчет о движении денежных средств, необходимо провести следующие процедуры, которые обеспечат впоследствии получение информации в необходимом разрезе и с требуемой степенью детализации.

1. Анализ структуры предприятия. Если предприятие ведет несколько независимых направлений деятельности, то управленческий учет по ним целесообразно вести раздельно. Следует выделить для каждого направления те счета движения денежных средств, которые его обслуживают. При наличии счетов, обслуживающих сразу несколько видов бизнеса, проще всего сформировать внутрифирменный расчетно-кассовый центр (РКЦ) и включить в него все подобные счета. При этом для формирования отчета о движении денежных средств по каждому из видов бизнеса следует использовать выписки из РКЦ по операциям, относящимся к данному направлению.

2. Анализ структуры отдельного направления бизнеса. При необходимости можно выделить подразделения, в разрезе которых менеджмент компании хотел бы видеть отчет. Данная детализация играет важную роль при составлении бюджетов движения денежных средств компании по подразделениям. Если на начальном этапе не предусмотреть такой аналитический разрез информации, то в дальнейшем не будет механизма для контроля исполнения бюджетов каждым из подразделений.

3. Формирование плана статей движения денежных средств. Это также важный шаг, от которого будет зависеть наглядность конечного отчета. Однако построение плана статей - достаточно простая и стандартная процедура, поэтому в рамках настоящей статьи не имеет смысла останавливаться на ее описании.

Если выполнены все вышеописанные предварительные мероприятия, то дальнейшее формирование отчета о движении денежных средств представляет собой достаточно простую техническую работу. В MS Excel необходимо создать форму требуемого отчета. Затем нужно импортировать из соответствующих программ выписки по счетам движения денежных средств и, написав соответствующие формулы, суммировать на сводном листе отчета оборотов данные по каждой из статей движения денежных средств. Также достаточно просто и полезно сделать отдельные отчеты с расшифровками каждой из статей движения денежных средств в разрезе элементарных операций. Пример такого отчета приведен в табл. 1.

Таблица 1 Расшифровка статьи 15. Аренда помещений

Дата	Счет движения денег	Приход (руб.)	Расход (руб.)	Описание		Статья	Сальдо по статье (руб.)
				Контрагент	Примечание	ОДДС
							0,00
12.03.06	Расч. счет		152 000,00	ООО "Складские услуги"	Аренда за май	15.1.	152 000,00
14.03.06	Расч. счет		359 700,00	ООО "Аренда офисов"	Аренда за май	15.1.	511 700,00
15.03.06	Расч. счет		87 705,53	ОАО "Мосэнерго"		15.2.	599 405,53
18.03.06	Касса		140 000,00	ЧОП "Гранит"		15.3.	739 405,53
18.03.06	Расч. счет		359 700,00	ООО "Аренда офисов"	Аренда за апрель	15.1.	1 099 105,53
21.03.06	Расч. счет		221 670,73	ОАО "Тепловые сети"	Теплоэнергия за март	15.2.	1 320 776,26
28.03.06	РКЦ		12 000,00	ООО "Аренда оборудования"		15.1.	1 332 776,26
ИТОГО:		0,00	1 332 776,26				1 332 776,26
			Сводная информация по подстатьям
			15.1.	Аренда помещений	883 400,00
			15.2.	Коммунальные платежи	309 376,26
			15.3.	Охрана	140 000,00
			ИТОГО:		1 332 776,26

Эти несложные процедуры, которые можно реализовать за очень короткий период времени (от одной недели до месяца в зависимости от структуры предприятия), позволяют наладить полный контроль над поступлением и расходованием денежных средств. Кроме того, формирование отчета о движении денежных средств позволяет приступить к формированию бюджета движения денежных средств в разрезе выбранных подразделений и статей, а также контролировать исполнение данных бюджетов, что существенно повышает финансовую дисциплину на предприятии.

Личный опыт
Николай Синицын,

На начальном этапе создания компании необходимо было в сжатые сроки осуществить организацию управленческого учета и формировать основные управленческие отчеты, чтобы обеспечить контроль управляющей компании за коммерческой и финансовой деятельностью региональных подразделений. Изначально было принято решение о разработке и внедрении единой автоматизированной системы управления предприятием, включающей в себя управленческий, бухгалтерский и налоговый учет на базе 1С.

Однако было ясно, что разработка программы займет существенное время. В связи с этим на первом этапе развития компании управленческий учет в региональных торговых и производственных подразделениях велся по методике, описанной автором в настоящей статье. Это позволило управляющей компании в период разработки автоматизированной учетной системы вести работу с региональными подразделениями по планированию, учету и контролю их деятельности и в процессе дорабатывать принципы и алгоритмы отчетности, подлежащие автоматизации.

Управленческий баланс и отчет о прибылях и убытках

Сразу отметим, что формирование этих двух управленческих отчетов - единый неразделимый процесс. Практически невозможно составить корректный отчет о прибылях и убытках, если параллельно с ним не составлять управленческий баланс.

Для формирования отчетности потребуются отчет о движении денежных средств и отчеты, описывающие изменения основных активов и обязательств компании. На основании данных, взятых из этих отчетов, будут сделаны основные проводки, формирующие отчет о прибылях и убытках и изменения управленческого баланса.

Прежде чем приступить к составлению отчетов, необходимо проанализировать структуру активов, обязательств, доходов и расходов предприятия и составить план счетов и статей доходов и расходов для построения отчета о прибылях и убытках.

Для наглядности рассмотрим методику формирования управленческого баланса и отчета о прибылях и убытках на конкретном примере. Предположим, что предприятие занимается торгово-закупочной деятельностью, платит налоги в бюджет и сотрудникам зарплату. Все остальные аспекты деятельности предприятия в данном примере мы рассматривать не будем, поскольку они никак не влияют на методику формирования отчетности.

Для такого предприятия упрощенный план счетов управленческого баланса и план статей отчета о прибылях и убытках можно представить в виде табл. 2 и табл. 3.

Таблица 2 . Структура счетов

Таблица 3 Структура статей отчета о прибылях и убытках

Следует отметить, что по своей сути отчет о прибылях и убытках является расшифровкой изменений по статье баланса "Прибыль" за отчетный период. Именно по этой причине формирование отчета о прибылях и убытках без составления баланса, как правило, приводит к некорректным результатам.

Включение в план счетов управленческого баланса вспомогательного счета (04) связано с необходимостью выделить все расхождения между данными различных отчетов для их дальнейшего анализа и устранения (либо списания на финансовый результат отчетного периода).

Теперь рассмотрим управленческие отчеты, требующиеся нам для работы, и сопоставим каждому из значений в отчетах определенную проводку по счетам баланса, а в случае, если проводка касается счета "Прибыль", то и проводку по статьям отчета о прибылях и убытках (табл. 4, табл. 5, табл. 6, табл. 7).

Таблица 4. Отчет о движении денежных средств

Название статьи	Сумма	Пример в цифрах	Проводка
Остаток на начало периода	Совпадет со статьей 01 баланса на начало периода	35	–
Поступления от продаж	A’	1000	№ 1 Дт 01. Кт 04.
Оплата поставщикам	B’	800	№ 2 Дт 04. Кт 01.
Заработная плата	C’	105	№ 3 Дт 06. Кт 01.
Налоги	D’	110	№ 4 Дт 07. Кт 01.
Остаток на конец периода	Совпадет со статьей 01 баланса на конец периода	20	–

Таблица 5 Отчет о расчетах с покупателями

В этом и последующих примерах при осуществлении проводок по счету 08. "Прибыль" в качестве дополнительной аналитики будем указывать статью отчета о прибылях и убытках, что позволит нам корректно сформировать данный отчет.

Следует обратить внимание на то, что значения A’ в отчете о движении денежных средств и A’’ в отчете о расчетах с покупателями представляют собой один и тот же параметр. Однако полного совпадения этих значений достичь на практике удается далеко не всегда. В данном примере А’ и А’’ равны соответственно 1000 и 1002. Такое расхождение может быть обусловлено различными причинами - наличие человеческого фактора, формирование отчетов в разных валютах без корректного учета курсовых разниц и т.д.

Проводки, связанные с этими суммами, сделаны транзитом через вспомогательный счет 04. При этом разница между A’ и A’’ остается пока что на счете 04. Таким же образом следует поступать со всеми аналогичными параметрами, которые присутствуют в двух отчетах. В данном примере это касается параметров A, B и F.

Таблица 6. Отчет о движении товаров

Таблица 7 . Отчет о расчетах с поставщиками

После того, как сделаны проводки в соответствии с данными, полученными из рассмотренных выше управленческих отчетов, мы получаем частично готовый управленческий баланс. При этом статьи баланса 01, 02, 03 и 05 сформированы окончательно, поскольку сальдо по данным счетам было рассчитано на основании имеющихся в распоряжении отчетов. Статьи 06 и 07 (и, соответственно, 08) требуют дополнительных проводок, связанных с начислением затрат по заработной плате и налогам. Это легко реализовать, осуществив следующие проводки, указанные в табл. 8.

Таблица 8. Дополнительные операции по статьям баланса, не имеющих специализированных отчетов

Теперь осталось лишь разобраться с остатками на счете 04, представляющем собой сумму отклонений между аналогичными данными в различных отчетах. Если подобные отклонения существенны и причина их возникновения неочевидна, следует проанализировать данные отчетов, выявить источник расхождений и при необходимости внести корректировки, устраняющие причину их появления. Если же сумма этих отклонений незначительна или известна их причина, то следует обнулить счет 04 за счет отнесения данных сумм на соответствующие статьи отчета о прибылях и убытках.

Допустим, отклонения A’ от A’’ и B’ от B’’ в рассматриваемом нами примере связаны с курсовыми разницами (отчеты формировались в разных валютах). Отклонение F’ от F’’ обусловлено тем, что в отчете о движении товаров не учитывается приход какой-либо несущественной части ассортимента (например, упаковочного материала). В таком случае можно обнулить вспомогательный счет 04 проводками, указанными в табл. 9.

Таблица 9, Дополнительные операции по вспомогательному балансовому счету

Таким образом, нам удалось построить систему проводок, формирующих отчет о прибылях и убытках и изменение управленческого баланса за отчетный период. При этом были использованы данные, взятые из стандартных отчетов, формируемых на любом предприятии. И, несмотря на то что в реальности структура баланса, отчета о прибылях и убытках и формы отчетов, которые используются при таком подходе, имеет более сложный вид, чем в приведенном примере, данная методика может быть легко применена практически на любом предприятии.

Личный опыт
Николай Синицын, начальник управления планирования и учета ОАО "Торговая компания "Алко-Трейд"

К сильным сторонам подобной методики я отнес бы возможность достаточно быстрой организации управленческого учета на предприятии и независимость от используемых учетных программных продуктов. К недостаткам - то, что данный механизм в большей степени ориентирован на финансовую часть управленческой отчетности.

На практике же для оперативного управления предприятием требуется и другая важная информация, необходимая для углубленного анализа, контроля и управления продажами, складскими остатками, взаиморасчетами с покупателями и т.д. Иными словами, описываемый автором управленческий экспресс-учет недостаточно глубоко проникает в бизнес-процессы на предприятиях. Если такие задачи решены в рамках существующих учетных систем, то применение описанной методики формирования отчетности в качестве временной меры вполне оправданно.

Кроме того, к недостаткам подобного подхода следует отнести то, что у сотрудников филиалов компании, в которых внедряется управленческий учет, возникают дополнительные трудозатраты - им приходится вести учет для себя и учет для головной компании, который для них, естественно, остается вторичным. Это зачастую приводит к расхождениям между данными учета и реальной ситуацией на предприятии.

Сергей Дмитриев, финансовый директор ООО "Алюдеко-К" (г. Кострома)

Возможность в кратчайшие сроки создать наглядную систему управления финансами предприятия, не затрачивая ощутимых ресурсов и не внося существенных изменений в имеющиеся учетные программы, безусловно, является сильной стороной рассматриваемой методики. Что касается недостатков, то на практике приходится сталкиваться с определенными сложностями при анализе расхождений в данных различных отчетов. Естественно, масштаб этой проблемы сильно зависит от качества ведения первичной документации на предприятии.

В табл. 10 приведен пример расчета изменения по счетам управленческого баланса и статьям отчета о прибылях и убытках в соответствии с проводками, сделанными выше.

Таблица 10. Расчет изменений по счетам управленческого баланса и статьям отчета о прибылях и убытках за отчетный период

Номер проводки	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого
Активы
01. Денежные средства	1000	–800	–105	–110												–15
02. Расчеты с покупателями					1300	–1002										298
03. Товары							950	–968								–18
04. Вспомогательный счет	–1000	800				1002	–950		947	–804			–2	4	3	0
Пассивы
05. Расчеты с поставщиками									947	–804						143
06. Расчеты с персоналом			–105								127					22
07. Расчеты с бюджетом				–110								118				8
08. Прибыль					1300			–968			–127	–118	–2	4	3	92
Статьи отчета о прибылях и убытках
08.01. Выручка от продаж					1300											1300
08.02. Стоимость реализованной продукции								968								968
08.03. Заработная плата											127					127
08.04. Налоги												118				118
08.05. Курсовые разницы													2	–4	–3	–5

Мнение практика
Ирина Караваева, руководитель отдела финансового контроля и анализа ОАО "Российская электроника"

На мой взгляд, основная цель организации управленческого учета на предприятиях - обеспечение менеджеров прозрачной и оперативной информацией для принятия управленческих решений. Это позволяет решить главные проблемы бухгалтерского учета:
- отсутствие оперативной отчетности (законодательно установлена квартальная отчетность);
- отсутствие прозрачности в информации (методически рекомендовано выделять только 5 групп затрат).

Таким образом, при формировании управленческого баланса и отчета о прибылях и убытках акцент делается на внедрении дополнительного учета по жизненно важным для управления предприятия статьям расходов и доходов, направлениям деятельности, то есть обеспечении принципа прозрачности отчетности.

Следует также отметить, что в соответствии с законодательством РФ все предприятия обязаны вести бухгалтерский учет и формировать бухгалтерскую отчетность (исключением являются предприятия, которые перешли на упрощенную систему налогообложения, но даже в этом случае, они имеют упрощенную бухгалтерскую отчетность). Поэтому, с одной стороны, можно согласиться с автором в той части, что все предприятия изначально имеют все необходимые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности для организации управленческого учета и отчетности, но, с другой стороны, предложенный алгоритм не учитывает тот факт, что внедряемые формы уже есть на предприятии.

Если расценивать статью как алгоритм постановки управленческого учета на предприятиях с упрощенной схемой налогообложения, которые освобождены от формирования отчета о движении денежных средств и баланса (кроме отчета по основным средствам и нематериальным активам), то, на мой взгляд, предложенная методика содержит следующие неточности:

1. Формирование отчета о движении денежных средств. Алгоритм не охватывает деятельности вспомогательных, обеспечивающих, административных подразделений, также не акцентировано внимание на формировании cash flow по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия. Другими словами, основная цель внедрения отчета о движении денежных средств - построение системы управления денежными потоками предприятия и их оптимизация - не будет достигнута. Так, аккумулирование потоков по основным направлениям деятельности, а далее детализация этих потоков в разрезе подразделений по статьям движения денежных средств не позволит выявить чистый поток денежных средств по всей операционной деятельности, а также по инвестиционной и финансовой деятельности.
2. Формирование управленческого баланса и отчета о прибылях и убытках. В статье представлен алгоритм формирования бухгалтерского баланса, при этом для описания процесса использованы условные счета и кодификация. Это, на мой взгляд, вносит некоторую путаницу, так как в соответствии с нормативными документами существует план бухгалтерского учета, который было бы логично использовать.

Все предприятия по закону обязаны вести бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако стандартная бухгалтерская отчетность не содержит всю информацию, необходимую для эффективного управления бизнесом. Поэтому на большинстве предприятий, кроме бухгалтерской, составляется и управленческая отчетность. Рассмотрим, как производится подготовка управленческой отчетности и ее анализ.

Принципы, на которых основано формирование управленческой отчетности

Главным отличием управленческой отчетности от бухгалтерской является ее ориентированность на потребности внутренних пользователей. Подготовка управленческой отчетности неразрывно связана с процессом бюджетирования. По сути это – один и тот же процесс, и внутренняя управленческая отчетность используется для целей, в первую очередь связанных с контролем за исполнением бюджетов.

Основы бюджетирования и управленческой отчетности базируются на следующих принципах:

1. Своевременность – вся информация должна быть собрана и предоставлена в установленные сроки, необходимые для обеспечения эффективного управления.
2. Достаточность – информация должна быть полной, но не избыточной.
3. Объективность – данные должны соответствовать реальному состоянию предприятия.
4. Сопоставимость – возможность объективного сравнения плановых цифр с фактическими, а также показателей за разные отчетные периоды.
5. Конфиденциальность – информация должна предоставляться пользователям в соответствии с их служебными обязанностями.
6. Экономическая целесообразность – затраты на сбор и обработку информации не должны превышать экономических выгод от ее использования.

Анализ управленческой отчетности проводится по тем же принципам, что используются и для бухгалтерской отчетности. Анализируется структура баланса, состав затрат, производится сравнение с планом и с предыдущими периодами, определяются различные относительные показатели - рентабельность, ликвидность и т.п.

Существенным отличием здесь является периодичность. Бухгалтерская отчетность составляется и анализируется ежеквартально, управленческая – гораздо чаще. Как правило, основные управленческие отчеты составляются ежемесячно. Но по ряду показателей (например, объемы выпуска, продаж, поступление денег) информация может предоставляться еще чаще – подекадно, еженедельно и даже ежедневно.

Следовательно, возможностей для оперативного анализа в данном случае намного больше. Это позволяет руководству компании «в режиме реального времени» реагировать на изменяющуюся ситуацию на рынке.

Формы управленческой отчетности

Составление управленческой отчетности должно обеспечить ее пользователей полноценной информацией обо всех аспектах деятельности предприятия. С этой целью в состав управленческой отчетности включаются следующие основные формы:

1. Управленческий баланс. В целом он, как правило, повторяет структуру бухгалтерского. Отличия могут быть в оценке стоимости отдельных групп активов или пассивов. Например, для управленческого учета могут применяться другие методы начисления амортизации, в этом случае будет отличаться стоимость основных средств и нематериальных активов.
2. Отчет о финансовых результатах. Форма отчета здесь тоже обычно напоминает бухгалтерский аналог. Однако сами показатели могут существенно отличаться, т.к. распределение доходов и расходов по статьям в управленческом учете может не соответствовать принципам, принятым в бухгалтерии.
3. Отчет о движении денежных средств. Эта форма отвечает на излюбленный вопрос многих руководителей: «Почему прибыль по отчету есть, а денег на счете нет?». Данный отчет показывает структуру притока и оттока денежных средств. Обычно денежные потоки рассматривают отдельно по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.

Таким образом, отчет становится «объемным», результаты деятельности предприятия рассматриваются с разных сторон, за каждую из которых «отвечает» отдельная форма управленческой отчетности. Образец заполнения отчетов о финансовых результатах и о движении денежных средств приведен ниже.

Для каких целей используется внутренняя управленческая отчетность? Каков порядок составления отчетности и что в нее входит? Где найти образец заполнения формы управленческой отчетности?

Представим ситуацию. На одном предприятии финансовая служба составляет для руководства еженедельные управленческие отчёты, в которых есть всё: основные финансовые показатели, расходы компании, информация по отгрузкам и остаткам товара на складе, сведения о погашении кредитов и т.д.

В другой фирме финансовыми документами занимается молодой бухгалтер, как таковой управленческой отчётности никто не составляет. Так что директор даже не в курсе , куда уходят деньги и как обстоят дела с кредитными выплатами.

Как вы думаете, в какой компании руководство принимает более грамотные и эффективные решения? Конечно, в той, ответите вы, где налажено чёткое взаимодействие между исполнителями и руководством. Управленческая отчётность служит как раз таким связующим звеном .

О том, как составляется управленческая отчетность , и какие задачи решает, я, Денис Кудерин, эксперт по экономическим вопросам, расскажу в новой статье.

Располагайтесь поудобнее и читайте до конца – в финале вас ждёт обзор компаний, которые помогут организовать управленческий учёт на вашем предприятии, плюс советы, как отличить профессиональных исполнителей от любителей.

1. Что такое управленческая отчетность и для чего она используется

Управление предприятием – непрерывный процесс, суть которого – влияние на объект с целью его стабилизации, контроля либо изменения в соответствии с задачами бизнеса. Ещё одна функция управления – рациональное использования рабочей силы и ресурсов компании для повышения прибыльности.

Чтобы поддерживать бизнес в эффективном и конкурентоспособном состоянии, руководители обязаны всё время принимать определённые решения . Эти решения основываются на актуальной информации о делах предприятия. Именно такую информацию предоставляет руководству управленческая отчётность (УО).

– инструмент внутреннего контроля компании и способ оценить её экономические перспективы.

В отличие от бухгалтерской отчётности, составлять управленческую отчётность никто не обязывает . Но она нужна руководителям, чтобы эффективно управлять бизнесом. УО содержит сведения обо всех структурных подразделениях предприятия.

Можно возразить, что грамотный руководитель способен оценить экономические показатели, основываясь на бухгалтерском учёте. Отчасти это так, но бухгалтерия не раскрывает все нюансы работы предприятия.

Из бухгалтерских отчётов сложно понять, какая продукция пользуется повышенным спросом , а какая – наоборот. показывает более наглядную картину.

Пример

Компания «Сибирские полуфабрикаты» расширила в прошлом году ассортимент продукции. С помощью управленческой отчётности, которую предложил ввести на предприятии исполнительный директор, руководство выяснило, что наибольшим спросом пользуются продукты «Пельмени семейные » и «Колбаса деревенская ». Решили увеличить выпуск этих позиций.

Ещё УО показала, что приобретать упаковочные материалы у поставщиков менее выгодно, чем изготавливать их самостоятельно. Директор принял решение открыть новый цех по производству собственной упаковки.

Отчётность нужна экономным, дальновидным и рачительным хозяевам, которые хотят получать прибыль не только за счёт увеличения объёмов производства, но и за счёт повышения производительности труда, а также снижения ненужных трат. Это составная часть грамотного .

Кто является заказчиком управленческой отчётности? ТОП-менеджеры и линейные руководители – директора по производству, финансовые директора, руководители отдела продаж и т.д.

Для составления документа используют различные формы, чаще – таблицы, графики, диаграммы.

Информация должна быть:

• достоверной – отражать реальные процессы без всяких приписок и подтасовок;
• адресной – адресованной конкретным пользователям, например, генеральному директору;
• конфиденциальной – посторонним лицам незачем знать о внутренних делах компании;
• оперативной – готовой к использованию в нужный момент и содержащей актуальные данные;
• полезной для принятия управленческих решений.

Где брать данные для отчётности? Из учётных программ, финансовых документов, бухгалтерских отчётов. Для начала, конечно, нужно наладить функциональную систему передачи информации на предприятии.

Например, расходный материал ушёл в производство со склада – ответственные лица (кладовщик и начальник цеха) обязательно фиксируют это дело документально .

На большом предприятии трудно будет охватить все аспекты производства, поэтому ответственные за составление УО должны действовать по заранее разработанному плану.

- «Товарищ Новосельцев , это Ваш отчёт? Делом надо заниматься серьёзно или не заниматься вообще. Статистика – это наука, она не терпит приблизительности. Как вы можете пользоваться непроверенными данными. Возьмите и переделайте!»

Из к/ф «Служебный роман»

Новосельцев с отчетом - кадр из к/ф Служебный роман

Теперь перечислю основные задачи УО:

• предоставление руководству достоверных и свежих данных относительно финансовой и производственной деятельности компании;
• прогноз и анализ работы предприятия и его филиалов;
• повышение финансовой дисциплины;
• снижение производственных затрат;
• увеличение прибыли в результате принятия экономически целесообразных решений.

УО не нужно направлять в ФНС или куда-либо ещё. Это документ для внутренних нужд . Он позволяет руководителям или собственникам быть в курсе объективной ситуации на предприятии. В документе отражены основные процессы, которые происходят или происходили внутри компании в отчётном периоде.

2. Что включает в себя управленческая отчетность – обзор основных моментов

Теперь о том, что входит в УО. В отличие от финансового и налогового учётов, строго регламентированных законодательством, управленческая отчётность составляется в свободной форме и соответствует потребностям менеджмента конкретной компании, отвечает задачам .

По этой причине есть множество вариантов таких документов. Однако есть моменты, которые стоит включать в отчёт в обязательном порядке, чтобы руководство смогло проанализировать текущую экономическую ситуацию в компании и объективно оценить перспективы.

Момент 1. Отчеты об операционной деятельности

Операционная деятельность – это основная работа компании, направленная на извлечение прибыли. Сюда входит производство продукции, оказание услуг и любая другая профильная деятельность, за счёт которой предприятие зарабатывает деньги.

В такой отчёт входят следующие данные:

• о производстве товаров;
• о приобретении товарно-материальных ценностей;
• о закупке сырья, расходных материалов и комплектующих;
• о запасах готовой продукции на складах;
• о движении денежных средств;
• о дебиторской задолженности.

УО об операционной деятельности – это документ, в котором отражается текущее состояние дел.

Момент 2. Отчеты об инвестиционной деятельности

Инвестирование – часть финансовой деятельности компании. Даже небольшое предприятие вкладывает средства в развитие и расширение производства.

В УО об инвестициях отражаются следующие параметры:

• движение основных средств;
• движение нематериальных активов компании;
• долгосрочные денежные вклады;
• планируемые капитальные инвестиции;
• данные о выполнении инвестиционных проектов.

Момент 3. Отчеты о финансовой деятельности

Финансовая деятельность – это краткосрочные вложения, привлечение заемного и акционерного капитала , кредитование и управление наличными (касса предприятия). Все эти аспекты отражаются в финансовом УО.

Момент 4. Отчеты о продажах или оказанных услугах

Отчет о продажах составляет служба сбыта предприятия для начальника отдела продаж, коммерческого и генерального директоров. Из него видно, в каком количестве реализована продукция и по каким ценам.

Иногда включают дополнительные пункты – динамику отгрузки, сведения о запасах на складах, затраты на реализацию, сведения о дебиторской задолженности.

Момент 5. Отчеты о закупках

В отчет о закупках входят сведения о закупках сырья, расходных материалов, оборудования, инструментов и прочих производственных активов. Отдельный документ такого плана нужен на крупных производственных объектах, где используются для работы разнообразные материальные ценности.

Для наглядности оформим базовые виды УО в таблицу:

3. Порядок составления управленческой отчетности – 6 основных этапов

Управленческую отчётность составляют разными способами . Несколько лет назад я работал в компании, где в составлении отчётных документов участвовал целый штат бухгалтеров и финансовых специалистов.

Отчёт был детальный и подробный , что позволяло руководству проводить всестороннюю аналитику и вовремя корректировать работу предприятия, если это было необходимо.

В другой компании, где мне тоже доводилось трудиться, отчётом занимался один бухгалтер на базе 1С, при этом все данные он заносил в программу вручную. Толку от такого отчёта было немного .

Чтобы составить грамотный и полезный отчёт, пользуйтесь готовым алгоритмом. Схема не претендует на истину в последней инстанции – формируя собственный отчёт, учитывайте специфику предприятия и его масштаб.

Этап 1. Постановка целей и задач

Сначала нам нужно ясное понимание задач, которые нужно решать с помощью управленческой отчётности. Генеральному директору компании полезно иметь нужную информацию хотя бы каждую неделю . А если на предприятии – время перемен и внедрения новых технологий и методов, то и чаще.

Цели в каждом случае индивидуальны: контроль доходов-расходов, анализ себестоимости продукции, оценка эффективности подразделений, отслеживание динамики дебиторских и кредиторских долгов.

Важна и форма предоставления УО руководству. Удобнее пользоваться таблицами и графиками чем текстовыми файлами. Чем детальнее документы, тем лучше .

Но помните – нельзя объять необъятное. Нужно уметь структурировать информацию по группам доходов и расходов, по типам клиентов, по отделам, подводить промежуточные итоги.

Периодичность предоставления отчёта регламентирует само руководство. Если директору нужно, чтобы отчёт составлялся еженедельно, его будут составлять еженедельно. Аналогично обстоят дела с детализацией.

Этап 2. Определение круга должностных лиц, которым необходима управленческая отчетность

Это необходимый этап для эффективной организации процесса подготовки УО. Определяется кому конкретно и какая именно отчетность предоставляется.

Важно также не забывать и об ответственных за подготовку отчетности . Часто ответственными назначают руководителей или ведущих специалистов соответствующих подразделений. Они отвечают и за содержание отчётов, и за сроки их составления и предоставления.

В крупных компаниях также организуют специальные подразделения по подготовке управленческой отчетности.

Этап 3. Определение информации, которая должна быть представлена в управленческой отчетности

Какая именно информация будет содержаться в отчёте, зависит от целей составления этого документа. Как правило, туда входят наиболее существенные данные, отражающие реальную экономическую и финансовую ситуацию на предприятии.

Будет хорошо, если будет учитываться логическая взаимосвязь показателей для удобства процесса анализа УО и выводов. Иногда управленцы просят тех кто формирует отчеты сразу сформулировать ключевые выводы .

Этап 4. Определение возможности использования информации, формируемой в системах учета

Оцените, какая необходимая нам информация для управленческих целей уже содержится в информационный системах учета компании. Речь идет о бухгалтерской , финансовой , налоговой и других системах учета, которые уже налажены и успешно функционируют на предприятии.

Если это так, то можно и нужно попытаться её использовать, что может существенно облегчить задачу и избавить от «двойной работы» .

Отчетность должна быть регулярной, наглядной и структурированной

Этап 5. Разработка регламентов для управленческой отчетности

Обязательно нужен регламент составления отчётов – кто, в какой форме и в какие сроки будет их предоставлять. Зафиксируйте эти договоренности документально.

Пусть каждый руководитель ЦФО (центра финансовой ответственности) следит за исполнением процесса.

Этап 6. Разработка средств для сбора, формирования и обработки информации управленческой отчетности

Поручите специалистам-айтишникам разработать программы (или шаблоны файлов), в которых ответственные лица будут формировать отчётность.

Но не забывайте о главных принципах:

• затраты на автоматизацию должны окупиться выгодой от её использования;
• плохая программа – хуже, чем вдумчиво разработанная система таблиц в Excel.

Если своих спецов IT в компании нет, воспользуйтесь помощью сторонних фирм. О них есть информация в следующем разделе.

- Людмила Прокофьевна , вы оказались удивительно прозорливы. Вы просто вдаль смотрите! Я сейчас работаю над своим отчётом, и он прямо на глазах становится лучше, лучше!

Рада за Вас, товарищ Новосельцев…

Из к/ф «Служебный роман»

4. Помощь в подготовке управленческой отчетности – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг

Вы хотите внедрить на своём предприятии систему управленческой отчётности, но понятия не имеете с чего начинать? Хотите поручить эту задачу профессиональным исполнителям?

Экспертный обзор поможет вам выбрать надёжных партнёров , которые разработают, внедрят и запустят эффективный УО в вашей компании.

Многопрофильная компания, более 20 лет работающая на рынке консалтинговых услуг. В сферу интересов фирмы входит: управленческий и налоговый консалтинг, постановка и автоматизация учёта, разработка систем бюджетирования и многие другие актуальные услуги для бизнеса.

Специалисты разработают в компании заказчика эффективный управленческий учёт на базе программных продуктов 1С . Клиент получает: отладку бизнес-процессов, консультационную поддержку на всех этапах внедрения управленческой отчётности, современную автоматизированную систему управления предприятием.

Опытная команда практиков, имеющих обширный опыт построения и отладки систем управленческого учёта и бюджетирования. Профессионалы наладят учёт с нуля для предприятий малого и среднего бизнеса, усовершенствуют систему финансового и управленческого контроля на крупных предприятиях.

При необходимости специалисты компании «Учет Четко» обучат ваших сотрудников основам работы с автоматизированными системами, организуют работу с документами, оптимизируют расходы предприятия, разработают уникальные программы для индивидуального пользования.

3) GBCS

Консалтинговая компания GBCS – это 28 квалифицированных экспертов в области автоматизации управленческого учёта. Специалисты создадут эффективную систему учёта, наладят бюджетирование на объекте клиента, улучшат финансовую ситуацию на производстве, сократят расходы.

Не тратьте время на самостоятельную разработку управленческого учёта – доверьтесь тем, кто знает, как это сделать быстро и профессионально. На счету компании – более 50 готовых проектов . Разработки от GBCS уже помогли клиентам заработать более 60 000 000 рублей чистой прибыли.

5. Как выбрать компанию по подготовке управленческой отчетности – 3 признака того, что вы сотрудничаете с профессионалами

Выбрать действительно компетентных исполнителей всегда непросто.

Из-за особенностей законодательства предприятия в России имеют некоторые обязательства, связанные с предоставлением разной отчетности в государственные органы. Для грамотного составления нужных документов часто требуется консолидация больших объемов внутрикорпоративных ресурсов. В большинстве компаний формируется в том числе и управленческая отчетность, которую необязательно предоставлять в государственные органы, но многие фирмы составляют эти документы. Так для чего необходим данный вид отчетности?

Для чего составляется управленческая отчетность

Управленческая отчетность предприятия представляет собой внутренние документы, которые содержат определенные цифры, отражающие разные аспекты бизнес-активности компании.

Такая отчетность является значимым компонентом планирования в бизнесе. Документы, формирующие ее, отражают данные, которые имеют достаточно большое значение при подсчете перспектив каких-либо управленческих решений. Когда завершается тот или иной этап развития компании, эти документы позволяют провести анализ и выявить ошибки руководства фирмы, а также причины этих недочетов и возможные варианты других решений.

Важно понимать, что финансовая, бухгалтерская, управленческая отчетности отличаются друг от друга. Во-первых, у них разная методология. Так, если два первых типа отчетности представляют собой статистические данные, которые отражают обороты капиталов, то управленческая отчетность не только отражает статистику, но и интерпретирует цифры. Таким образом, руководство не только видит цифры, но и понимает, что они значат.

Например, управленческая отчетность показывает, чем обуславливается более высокая рентабельность при производстве конкретных видов продукции, либо, наоборот, какова причина недостаточных показателей выручки и слишком больших издержек на том или ином участке бизнеса. Такие интерпретированные цифры в данной отчетности помогают менеджерам принимать правильные решения, обновлять основные фонды, вовремя модернизировать оборудование и так далее.

Управленческая отчетность внутри фирмы при правильном и своевременном составлении способствует определению менее эффективных участков бизнеса.

Мнение эксперта

Чем может быть полезна управленческая отчетность

Евгений Кабанов ,

генеральный директор группы компаний «Кубаньагропрод», Краснодарский край

Для того чтобы понимать, зачем необходимы управленческий учет и отчетность, нужно четко определить цели, которые вы преследуете, а также те задачи, которые нужно решить. Акционеры фирмы, в том числе и я, вынуждены находить ответы на разные стратегические вопросы, ведь нам нужно видеть результаты своей многолетней бизнес-деятельности. Основным показателем управленческой отчетности при этом является стоимость компании. Методика измерения этих данных предполагает понимание алгоритма вычисления частной стоимости фирмы и ее отличия от способа расчета стоимости компании, акции которой котируются на фондовом рынке.

Плюс ко всему различные отраслевые факторы очень сильно могут влиять на стоимость фирмы. В случае нашего бизнеса цена холдинга зависит от абсолютных и относительных показателей объема продаж, чистой прибыли, финансового «рычага» и запаса финансовой прочности. Мы стараемся обращать внимание на себестоимость переработки и ее учет, то есть на уровень производительности труда. Если прочие условия равны, то данный показатель определяет победителя в рамках конкурентной борьбы.

Особенное значение придается показателям нефинансового характера (например, числу покупателей за какой-то период), клиентской структуре и иным данным. Их позволяет получать именно управленческая отчетность.

На данный момент у нас в фирме в систему управленческой отчетности информация поступает из автоматизированного бухучета плюс формируется и анализируется в Excel. Чтобы исключить проблемы организационного характера и иные неудобства, связанные со сбором, обработкой и анализом информации, в конце 2005 года мы решили полностью перевести учет на наших предприятиях на автоматизированную систему.

Наиболее характерный пример – компания Enron. Инвесторы и кредиторы этой фирмы лишились большой части денежных средств именно из-за того, что все свое внимание посвящали финансовой отчетности и за этими данными не увидели иных важных показателей, отражающих развитие бизнеса.

Что входит в состав управленческой отчетности

Управленческая отчетность не имеет строгого регламента в рамках законодательства, она формируется в свободной форме и должна соответствовать исключительно потребностям управления определенной фирмы. Благодаря этому существует большое количество вариантов такой документации. Однако при этом есть определенные нюансы, которые важно включать в отчет.

1. Отчеты об операционной деятельности

Операционная деятельность представляет собой основную работу фирмы, которая направлена на получение прибыли (это производство товаров, оказание услуг и иная деятельность, приносящая прибыль).

В подобную отчетность входят данные о:

• производстве товаров;
• приобретении товарно-материальных ценностей;
• закупке сырья, расходных материалов и комплектующих;
• запасах готовой продукции на складах;
• движении денежных средств;
• дебиторской задолженности.

Таким образом, подобный отчет отражает текущее состояние дел компании.

2. Отчеты об инвестиционной деятельности

Инвестирование является важной частью деятельности фирмы. Ведь даже самое маленькое предприятие выделяет средства, которые идут на развитие и расширение бизнеса.

Такой вид управленческой отчетности содержит данные о:

• движении основных средств;
• движении нематериальных активов компании;
• долгосрочных денежных вкладах;
• планируемых инвестициях и капитальных вложениях;
• выполнении инвестиционных проектов.

3. Отчеты о финансовой деятельности

В этом отчете речь идет о краткосрочных вложениях, о привлечении заемного и акционерного капитала, кредитовании и управлении наличными.

4. Отчеты о продажах или оказанных услугах

Эта отчетность составляется службой сбыта для руководства и топ-менеджеров организации. Такой документ показывает, в каких объемах реализуется продукция и с каким ценником. Иногда могут быть отражены дополнительные сведения о динамике отгрузок, о запасах на складских помещениях, затратах на реализацию продукции и тому подобное.

5. Отчеты о закупках

Такой отчет содержит данные о закупках сырья, расходных материалов, оборудования, инструментов и прочих производственных активов. Особенно важен этот документ на большом производстве, где в работе используют большое количество разных материальных ценностей.

Мнение эксперта

В управленческой отчетности должны отражаться ключевые показатели деятельности компании

Наталья Газизова ,

глава представительства компании «Epicor Scala СНГ», Москва

Чтобы исключить в работе финансовых служб творческий подход к составлению управленческой отчетности компании, руководитель должен четко выделить основные показатели деятельности фирмы. При этом эти данные должны быть информативными и позволять отслеживать результаты работы и составлять прогнозы. В нашей компании к таким показателям мы относим:

• объем дебиторской задолженности и невыставленных счетов (DSO,англ.daily sales outstanding - показатель неоплаченных продаж);
• соотношение объемов продаж нынешним клиентам и новым за отчетный период;
• валовая маржа (сross мargin);
• анализ затрат компании (run-rate analysis);
• вклад каждого из направлений деятельности (каждого вида продукции) в прибыль компании (сontribution);
• капитальные расходы.

В связи с тем, что наша фирма является консалтинговой и ориентированной на проекты, нам важно также учитывать среднюю почасовую ставку консультанта и реализацию (этот показатель дает возможность определить степень занятости наших консультантов в проектах).

Основные формы управленческой отчетности

Существует несколько форм управленческой отчетности, например управленческий баланс.

Управленческий баланс по большей части похож на бухгалтерский. Однако есть ключевое отличие от бухгалтерской управленческой отчетности, которое заключается в функциональном назначении. Данный тип отчетности не только отражает цифры, но и позволяет интерпретировать их с точки зрения эффективности бизнес-модели организации, то есть дает возможность увидеть картину общего положения дел в плане активов и различных обязательств фирмы перед партнерами, и наоборот.

В зависимости от того, как будут интерпретироваться показатели управленческой отчетности, формируется оригинальная структура управленческой отчетности. При этом особое значение имеет то, кто именно будет пользоваться данными отчетами.

Управленческий баланс является универсальным документом, так как он включает в себя информацию, интересную не только генеральному директору, но и его заму и самому собственнику бизнеса.

Какие есть еще виды управленческой отчетности?

Отчет о прибылях и убытках является документом, который должен предоставляться в соответствующие органы. При этом его можно использовать как источник при создании управленческой отчетности, этому способствует еще и удобная структура данного документа.

Такой отчет призван фиксировать результаты активностей фирмы в определенный период с точки зрения финансов. Он содержит цифровые данные о доходах, издержках и финансовых результатах с нарастающим итогом. В рамках управленческой отчетности тут отражаются: источники выручки, статьи расходов, прибыльность фирмы. Однако, чтобы это были не голые цифры, а и интерпретация, необходимо сопроводить вышеописанные данные дополнительными источниками, фиксирующими нужные разъяснения относительно описанных в отчете показателей.

Еще один важный вид отчетности - отчет о движении денежных средств . Этот документ показывает поступление финансов в корреляции с источниками. Кроме того, он отражает выплаты организации соотносительно с ключевыми направлениями расходов (за определенный период времени) и позволяет определить кредитоспособность компании. Такой отчет полезен не только руководящему составу предприятия, но и его собственникам.

Все рассмотренные виды управленческой отчетности могут быть дополнены иными источниками, которые в свою очередь могут быть основаны на самых разных подходах к их составлению.

Требования, которым должна соответствовать внутренняя управленческая отчетность

1. Понятность.

Важно знать, что понимание основных целей управленческой отчетности конкретного типа значительно повышает ее понятность для конкретного пользователя. При этом цели отчетов должны быть определены еще во время разработки классификатора управленческой отчетности.

Таким образом, ясно, что отчет такого рода должен быть понятен пользователю управленческой отчетности, однако есть определенный нюанс: этот пользователь в свою очередь тоже должен обладать некоторыми особыми знаниями. Основу при этом составляют финансовые и экономические сведения.

Разумеется, руководство компаний не обязано досконально понимать методологию формирования управленческих отчетов, однако осознавать смысл основных показателей, указанных в отчетности, а также знать управленческую учетную политику руководители должны. В связи с этим важно запланировать специализированное обучение, и для руководителей фирмы тоже. Большинство компаний не уделяют этому вопросу должного внимания, а отсутствие обучения приводит ко многим негативным последствиям.

Итак, информация, которая содержится в отчетности, обязана быть доступной для понимания пользователю, который знаком с принципами управленческой отчетности и владеет базовыми знаниями по экономике и финансам.

2. Значимость

Управленческая отчетность всегда должна отражать исключительно значимые информационные данные. Несмотря на то что из названия документов понятно, что такие отчеты важны для организации и должны содержать в себе только значимые данные, все равно во многих фирмах они перегружаются лишними сведениями. При этом именно отсутствие должной подготовки к ведению отчетности является причиной такой информационной избыточности. Особенно часто не продумывают основной классификатор управленческой отчетности, забывают четко определить цели. Как следствие – замусоренные лишними сведениями отчеты.

Те же, кто любит добавить в отчет дополнительные данные, могут воспользоваться особыми возможностями специализированных программных продуктов, которые позволяют выводить на экран не все показатели. С одной стороны, можно сразу в настройках предусмотреть все потенциально интересные показатели для конкретного отчета, но с другой - при его визуализации высвечивать только часть из них.

Важно понимать, что тот или иной показатель может быть по-разному значим в разные периоды времени. Так, в компании по дорожному строительству топ-менеджеры требуют от подразделений производства предоставление ежедневной отчетности. Несмотря на то что удаленные работы всегда предусматривают больший контроль, такие отчеты из-за того, что составлялись каждый день, имели значимость для общего дела лишь 30%. Таким образом, этот подход оказался просто пустой тратой времени сотрудников ДРСУ (дорожно-ремонтных строительных участков).

Итак, все сведения управленческой отчетности должны быть полезными и способствовать принятию решений, а также оценке прошлых, настоящих и будущих событий, что в свою очередь позволяет исправлять предыдущие оценки или подтверждать их.

3. Надежность (достоверность)

Несмотря на то что в отличие от бухгалтерской отчетности управленческая не нуждается в скрупулезной точности, все равно эта характеристика очень важна при составлении отчета. Дело в том, что иногда руководителю наиболее важно получить относительно точный отчет, но в строго отведенные сроки, нежели отчетность, выверенную до мелочей, но с задержкой. Однако это вовсе не значит, что управленческая отчетность вовсе не требует точности.

Основной момент: управленческий отчет должен отображать реальное состояние дел организации и не содержать весомых погрешностей.

Важно выполнять определенные условия, чтобы обеспечить надежную управленческую отчетность.

4. Правдивость

Данное условие говорит о том, что отчет должен отражать правдивые операции и иные события, которые были основанием для его подготовки. Отсутствие правдивых сведений иногда имеет место быть из-за трудностей идентификации событий и их оценки. Такое может произойти во время заполнения отчета и ввода данных, особенно если ввод осуществляется на основании первичной документации, в которой невозможно четко определить аналитику. Еще такое случается, когда первичка не поступила в срок, а внутренний первичный документ содержал некоторые ошибки.

5. Нейтральность

Данное условие заключается в том, что представленные сведения должны быть непредвзятыми и не оказывать влияния на принятие решений с целью достижения запланированного результата. Хотя отсутствие нейтральности часто встречается, когда управленцы слишком надеются на свою интуицию. Иначе говоря, они держат готовое решение в своей голове, а управленческий отчет воспринимают лишь как инструмент подтверждения этого решения. Тогда сведения могут просто подгоняться под тот самый готовый результат, хотя и несознательно.

Такое подстраивание сведений может быть заключено в исключении из управленческой отчетности тех показателей, которые явно демонстрируют слабые стороны реализованного или только готовящегося решения. Также для того, чтобы подогнать отчет под созревшую в голове картину, может применяться другая учетная политика во время расчета показателей.

Дело в том, что одинаковые показатели часто имеют разное значение в зависимости от использования отличных друг от друга принципов признания и оценивания хозяйственных операций. Данный способ подстраивания сведений можно успешно применять во время разработки плановых управленческих отчетов (бюджетов), поскольку по факту отчетность можно получить, исключительно основываясь на ранее введенных данных, а значит, и управленческая учетная политика не может быть легко изменена.

Важно понимать, что управленческую учетную политику изначально можно выбрать таким образом, чтобы при ее использовании те показатели, которые интересуют владельцев компании, выглядели бы более привлекательными.

6. Преобладание сущности над юридической формой

Для обеспечения достоверности сведений они должны быть представлены с учетом их экономической сущности и реальности, а не только в соответствии с их юридической формой. Понятно, что это условие напрямую имеет отношение к политике управленческого учета, а еще точнее – к любым ее отличиям от политики бухгалтерского учета.

7. Осмотрительность (консервативность)

Данное понятие подразумевает соблюдение осторожности при формировании суждений в рамках отчетности, особенно в условиях неопределенности. Не стоит завышать свои активы и занижать обязательства.

Если степень неопределенности очень велика, то события стоит раскрывать исключительно в примечаниях к отчету. Иначе говоря, отчет не стоит приукрашать таким способом, чтобы он больше понравился руководителю или владельцу предприятия.

8. Сопоставимость

Важно понимать, что при частой смене форматов управленческой отчетности сопоставлять, контролировать и анализировать динамику показателей таких документов будет крайне сложно.

Разумеется, не во всех случаях сразу получается создать оптимальную форму управленческой отчетности. И если хочется до конца быть уверенным в полноте формы, как правило, требуется не один раз составить управленческий отчет, чтобы на цифрах его обкатать.

Имеют место различные корректировки форматов управленческой отчетности, однако впоследствии лучше не изменять форму отчетов без крайней необходимости. Возникнуть эта потребность может в связи со сменой стратегии фирмы, что повлечет за собой планирование и контроль каких-либо новых показателей, ранее не использованных при составлении отчета.

При такой ситуации формат управленческой отчетности может стать иным, однако организация, как правило, редко изменяет стратегию, а значит, и форма отчета варьирует крайне редко.

Состав и количество отчетов могут претерпеть изменения и по другим причинам. Например, компания использует систему бюджетного управления, а модель планирования в связи с какими-либо причинами была детализирована, что стало основанием для появления бюджетов и показателей. В таком случае необходимо еще и увеличить количество и состав фактической управленческой отчетности, чтобы можно было получать план-фактные отчеты для последующего анализа.

Данные действия в свою очередь могут повлечь за собой изменение уже действующих форматов фактической управленческой отчетности.

Мнение эксперта

Принципы формирования информативной управленческой отчетности

Павел Меньшиков ,

главный бухгалтер аппарата управления генерального директора компании «Мостотрест», заместитель главного бухгалтера компании «Мостотрест», Москва

Существует несколько принципов, которые могут помочь вам организовать управленческий учет таким образом, чтобы вы не тратили на изучение отчетных документов лишнее время.

1. Ничего не нужно усложнять. Лучше применять форму таблицы. Если есть возможность сделать отчет графическим, то следует использовать построение графиков и диаграмм.
2. Следует оценивать состояние компании по трем основным формам : баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств . На маленьких предприятиях с помощью этих форм можно провести анализ состояния активов и оценить результаты деятельности. Но если управленческая учетная политика отличается от бухгалтерской, то и формы должны быть не бухгалтерские, а управленческие.
3. Стоит делить основные показатели управленческой отчетности на абсолютные и относительные . Абсолютными стоит считать показатели объема выручки, прибыль, маржинальный доход и себестоимость. При этом они могут быть представлены не только в денежном выражении, но и в натуральном. Вторая группа показателей предназначена для возможности оценить эффективность деятельности фирмы, подразделения и работников. Лучше всего проводить анализ этих показателей в динамике. Плюс ко всему относительные показатели дают возможность сравнить основные показатели вашей фирмы с показателями других компаний отрасли.
4. Чем крупнее ваша организация, тем чаще стоит контролировать основные показатели (один раз в месяц или в неделю). При этом руководитель лично должен оценивать небольшую группу показателей, то есть не стоит брать на себя много. Лучше давать соответствующие поручения своим замам, которые также будут следить за какими-то показателями собственнолично.
5. Собирайте качественную первичную информацию. Так, если производственному подразделению без взвешивания отпускается со склада два мешка сахара с нормативной массой 50 кг каждый, то нужно фиксировать отпуск двух 50-килограммовых мешков, а не 100 кг сахара. Разумеется, можно учитывать вес и в килограммах, но только тогда, когда отпускаемые материалы взвешивают, ведь нормативная масса иногда существенно отличается от фактической. Также частой проблемой является качество баз данных. Например, один и тот же контрагент может быть внесен в базу под разными названиями (ООО «Строймаркет», «Строймаркет», «Строй Маркет», «Строй-маркет»). Аналогичная проблема встречается и при написании названия материалов. Чтобы исключить неточности такого рода, стоит проработать хорошую грамотную автоматизацию. В маленьких организациях лучше всего использовать Excel. А вот если компания большая и управленческую отчетность составляют несколько десятков человек, то необходимо применять специализированную информационную систему.
6. Следите за единой базой данных. Зачастую сведения, допустим, о дебиторской задолженности, есть и в дирекции по продажам, и в финансовой службе, и в бухгалтерии. При этом каждое подразделение обладает своей личной учетной микросистемой. Для того чтобы иметь возможность оперативно получить качественный управленческий отчет, необходимо использовать единую информационную систему и жестко обязать все подразделения вести учет только в ней. Таким образом, например, отгрузить продукцию со склада или выдать расходные материалы для производства можно, только зайдя в систему и распечатав сопровождающий документ. При этом получить его можно будет только в том случае, если все нужные данные были верно внесены в базу.

Формирование управленческой отчетности: основные этапы

Этап 1. Составление списка людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью

В данном списке стоит отразить генерального и коммерческого директоров, топ-менеджеров и управляющих продажами, ведь всем им рано или поздно потребуется управленческая отчетность.

Этап 2. Сбор существующей управленческой отчетности в том виде, в каком она есть

В тех случаях, когда используется бухгалтерская отчетность, в комплект необходимо включать и ее.

Этап 3. Составление матрицы для управленческой отчетности

Составление данной матрицы подразумевает вписание следующих сведений: пользователи отчетов/виды отчетов, на пересечении необходимо прописать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог - чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе).

Кроме этого, необходимо задать соответствующие вопросы, чтобы определить, чего именно пользователям не хватает в отчете. Так, если в компании существуют показатели, использующиеся в качестве контрольных и целевых, то нужно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения. Это крайне важно во время составления управленческой отчетности.

Таблица. Матрица управленческой отчетности

	Отчетные данные по холдинговым продажам. Целевой показатель – объем продаж	Отчетные данные по продажам каждого филиала. Контрольный показатель - объем продаж каждого филиального подразделения	Отчет по дебиторской задолженности Контрольные показатели – суммы дебиторской задолженности филиалов	Отчет по издержкам обращения. Контрольный показатель – маржа
Генеральный директор	Обращает внимание на итог по продажам. Необходимо: итог по регионам	Обращает внимание на итог по продажам всех филиалов. Необходимо: итог по номенклатурным группам	Обращает внимание на итог по просроченной задолженности	Сравнивает общую сумму расходов с маржой. Неудобства: отсутствие показателя маржи в этом же отчете. Не стоит расшифровывать расходы по мелочам. Необходимо: отделять расходы на производство от административных расходов
Коммерческий директор	Обращает внимание на сумму продаж по всем регионам.	Обращает внимание на сумму продаж по каждому менеджеру. Необходимо: отслеживать количество новых клиентов на каждого менеджера	Обращает внимание на просроченную и общую задолженность по каждому менеджеру

На данном этапе получается картина того, как дела обстоят на самом деле. Из нее необходимо выделить наиболее рациональные показатели, чтобы при новом управленческом учете было все, что использовалось ранее.

Этап 4. Разработка и создание управленческого классификатора

На данном этапе важно создать грамотный классификатор, где будут отражаться расходы и доходы, а также движения денежных средств (БДДС) и бюджет инвестиций, а также содержаться статьи для учета оборотов между статьями баланса.

Этап 5. Принятие решения о том, какие еще аналитические справочники нужны

Следующим этапом становится принятие решения о том, какие еще справочники аналитики нужны при составлении управленческой отчетности. Допустим, обращая внимания на таблицу, описанную выше, сразу можно сделать вывод о том, что необходимыми станут справочники по подразделениям (филиалам), по регионам, номенклатурным группам, по менеджерам, а также, возможно, еще и по статьям затрат и контрагентам. Денежная управленческая отчетность, как правило, нуждается в аналитическом учете мест хранения финансовых средств (расчетных счетов, касс, подотчетных лиц). Данные справочники надо взять из уже разработанных баз данных (из бухгалтерской базы данных можно взять справочник по контрагентам, например) или же самостоятельно составить новые, но согласовать их нужно со всеми лицами, которые пользуются отчетом по данному конкретному пособию.

Этап 6. Составление основных форм отчетности

Теперь необходимо разработать основные формы управленческой отчетности (БДР, БДДС, Баланс). Нужно проверить, чтобы отчетность содержала именно ту информацию, которой руководство пользовалось ранее. Следовательно, формы должны быть составлены на реальных данных. Так, если формы разрабатываются в таблице Excel, не забудьте добавить в нее весь необходимый аналитический учет (допустим, согласно статьям оборотов), вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам.

Если же для создания форм используется программное обеспечение «Бизнес-планирование», то можно обойтись только заполнением справочника «Формы бюджетов» и затем провести проверку на предмет вывода в отчете расшифровки аналитики, которая вам нужна.

Этап 7. Составление остальных форм отчетности

На основе используемых аналитических справочников нужно создать иные формы управленческой отчетности. Первоначально следует сделать формы, которые будут аналогичны уже используемым в организации. Далее стоит рассмотреть материалы схожих с вашей фирмой организаций и оценить их пользователей, затем надо выдвинуть предложение о внедрении дополнительных форм отчетов.

Этап 8. Добавление в созданные отчеты формул и вычисляемых значений

На данном этапе документация начинает обретать вид управленческой отчетности.

Этап 9. Заполнение форм отчетности

Заполнять формы нужно исключительно теми данными, которые реальны, за один и тот же месяц. Также необходимо провести согласование заполненных форм с теми лицами, которые раньше занимались составлением управленческой отчетности.

Этап 10. Согласование отчетности с пользователями

Заполненная отчетность должна быть согласована с пользователями. При этом есть вероятность, что придется исправлять и дорабатывать управленческую отчетную документацию в соответствии с полученными замечаниями.

Итак, составление управленческой отчетности происходит по этапам. При этом каждый из них очень важен, и нужно следить за правильным его прохождением. Только тогда отчет получится грамотно составленным.

С какой периодичностью необходимо составление управленческой отчетности

Как часто нужно составлять управленческую отчетность, каждый руководитель решает в индивидуальном порядке. Основной критерий при выборе периодичности – своевременность принятия решений, основанных на данных отчетах. При этом для нижних уровней управления оперативность принятия решений более важна, чем для верхних. Поэтому и периодичность составления отчетов на нижних уровнях должна быть более частой.

Принято выделять три условных базовых периода предоставления управленческой отчетности.

1. Краткосрочная отчетность составляется максимально часто - каждый день или раз в неделю. Но итоговый срок зависит исключительно от специфики производства. Такая отчетность формируется на основе первичных документов по разным аспектам. Иначе говоря, это наиболее актуальная для компании информация, отражающая самые важные и динамично изменяющиеся стороны производства. Наиболее часто такой формой управленческой отчетности пользуются управляющие средних уровней, которые принимают свои решения на основе данных документов.
2. Среднесрочная отчетность формируется еженедельно или ежемесячно. В ней объединяются показатели текущие и прогнозируемые. Так можно отследить изменение цен на сырье, используя данные за завершенный месяц и прогнозируя дальнейшие изменения на основе меняющихся рыночных цен. Основные потребители этих отчетов – топ-менеджеры и руководители предприятия. Решения, которые принимаются на основе этих отчетов, имеют особенно важное значение для компании и существенно влияют на итоги ее деятельности.
3. Периодическая (или долгосрочная) управленческая отчетность составляется ежемесячно или 1 раз в полгода. Основная ее цель – установить связь с финансовой отчетностью для отражения изменений и взаимосвязей между управленческими показателями и отчетными данными. В связи с тем, что в каждой компании есть квартальные отчеты, данный вид управленческой отчетности представляет собой исключительно стратегический и аналитический инструмент. Так как реагировать на ситуационные изменения в соответствии с финансовой отчетностью нужно ежеквартально, наиболее важной становится все же краткосрочная управленческая отчетность, отражающая изменения в динамике.

Несмотря на то что формирование отчетности определяется индивидуально самой фирмой, крайне важно составлять соответствующий график, ведь такие отчеты – неотъемлемая часть общей системы внутреннего контроля в организации.

Если своевременная обратная связь отсутствует, есть большая вероятность потери контроля со стороны руководителя. Тогда все цели утрачивают свою актуальность и остаются просто нереализованными планами, записанными на бумаге. Если нет способа оперативно узнавать, насколько эффективна деятельность организации, управляющий теряет возможность вносить коррективы, направленные на решение различных проблем. Внутренняя управленческая отчетность – важный инструмент в руках управляющего, который несет большую ответственность за достижение всех намеченных целей и выполнение всех поставленных задач.

Самым главным недостатком внутренних отчетов при традиционных подходах к их формированию является чрезмерное внимание к ошибкам вместо предоставления необходимой для топ-менеджеров информации, которая действительно позволит предпринять эффективные действия. Таким образом, и обратная связь часто направлена лишь на организацию проведений ревизии или поиск упущений, которые уже невозможно исправить, а акцент на прошлых событиях не оставляет возможности работать с перспективой.

С какими сложностями может быть связана подготовка управленческой отчетности

Эксперты в области бизнеса и менеджмента считают, что основная проблема при составлении управленческой отчетности заключается в отсутствии достаточной лояльности к такой документации со стороны как работников организации, так и в некоторых случаях со стороны управляющих и владельцев бизнеса. Часто это связано с нежеланием тратить время на формирование дополнительных отчетов, ведь компании и без этого имеют обязательства по предоставлению в госорганы определенных официальных документов, на что тоже уходит много времени и сил. Поэтому случается, что управленческую отчетность просто не воспринимают как документацию, которая действительно стоит внимания. Причем так думать может не только директор, но и сами собственники бизнеса, как уже говорилось выше. Дело в том, что зачастую руководство воспринимает такую отчетность как очередной метод для введения представителей управления (менеджмента) в заблуждение, в особенности когда возникает необходимость отвлечь внимание от каких-либо неудачных показателей производства.

Каким же может быть решение данной проблемы? Обычно аналитики советуют начать с руководящего уровня. В составлении управленческой отчетности должны быть заинтересованы в первую очередь топ-менеджеры, ведь именно они могут сформировать все необходимые локальные правовые акты, по которым другие сотрудники должны будут содействовать в формировании соответствующих документов.

Иная сложность при решении данной задачи заключается в необходимости непрерывной выработки новых подходов к интерпретации цифр, которые содержатся в отчете. Имеет место обусловленность этого факта из-за изменений в структуре производства бизнеса. При работе с бухгалтерской и финансовой отчетностью нет необходимости интерпретировать цифры, а значит, можно использовать стандартизованные формы, в которых фиксируются соответствующие показатели.

Управленческая отчетность призвана решать другие задачи. Прежде всего эти отчеты нужны самой компании, а не каким-либо государственным органам (в отличие от бухгалтерской и финансовой форм отчетности). Даже когда интерпретация цифр, которые содержатся в управленческой отчетности, при заданной структуре производства в определенный период сыграла положительную роль, нет никакой гарантии, что она будет так же полезна при условии, что характеристики тех или иных бизнес-процессов изменились.

Если в производственной сфере возникают какие-либо изменения, то составитель отчетной документации вынужден будет совершенствовать подходы к интерпретации цифровых данных. Это достаточно длительный процесс, ведь составителю скорее всего придется тратить не только свое время, но и личное время коллег, к которым он может обращаться за советом, мнением либо за некими вспомогательными показателями, которые отражают результаты деятельности предприятия.

Отличным решением данной проблемы являются налаженные коммуникации между коллегами (например, совещания, где рассматриваются текущие показатели и разрабатываются меры по их улучшению, в том числе посредством введения новых методов отчетности, таких как управленческая).

Что предполагает анализ управленческой отчетности

Крайне важно не только правильно составлять управленческую отчетность, но и верно интерпретировать полученные показатели и данные. Для лучшего и более наглядного восприятия следует использовать не только электронные таблицы, но и графические изображения (в том числе и диаграммы) с текстовыми описаниями. Будет полезным сравнительный анализ показателей текущего периода с аналогичными за прошлые годы и т. д.

Цель анализа управленческой отчетности – оценка эффективности деятельности предприятия за отчетный период.

Проведение аналитической работы ведется с целью оценки:

• расчета операционной и чистой, а также иных видов прибыли;
• соотношения заемного капитала и собственного, возможности оплачивать взятые на себя обязательства.

Стоит пользоваться группами финансовых показателей ликвидности, деловой активности, платежеспособности, рыночной активности и структуры капитала. Они разрабатываются на базе основных потребностей управления, и их можно применять не только в совокупности, но и по отдельности.

К показателям, которые в дальнейшем планируется использовать для принятия стратегических решений, нужно относиться крайне внимательно. В тех случаях, когда при их вычислении применяются неточные данные или допущены грубые методологические ошибки, вы сильно рискуете, так как можете создать серьезные ошибки в рамках управления, которые повлекут за собой немалые финансовые трудности.

Еще один важный пункт - понимание фундаментально важных различий между российскими и международными стандартами финансовой отчетности. Дело в том, что некоторые понятия при переводе на русский язык могут быть интерпретированы по-разному (например, в Российской Федерации денежные ресурсы понимаются как средства, которые находятся в кассе предприятия или на банковском счете, а в рамках Международных стандартов к денежным ресурсам еще относят все высоколиквидные активы, которые можно перевести в валютный эквивалент). Еще одним важным отличием является способ учета: так, в РФ порой используется метод начисления, в то время как по МСФО принимается только кассовый метод.

МСФО представляет самую необходимую для управленческого учета информацию, она более оперативно и часто используется финансовыми директорами.

Когда нужна автоматизация управленческой отчетности

Приступать к автоматизации управленческой отчетности стоит тогда, когда у вас уже есть разработанные процедуры ведения учета такого рода, или же в тех случаях, когда вы можете изначально составить понятное и грамотное техническое задание для программистов, которые будут работать с выбранным программным продуктом.

Внедрение автоматизированного ведения управленческой отчетности должно быть постепенным. Начинать нужно с автоматизации учета финансов. Составлять бюджет движения финансовых средств стоит в деталях по точкам ответственности, статьям поступлений, расходов. Все это представляет собой как раз контролируемый процесс учета.

Если в компании вовсе нет управленческого учета или он находится в процессе разработки, то стоит рассмотреть подход «переход от простого к сложному».

Для грамотного составления управленческой отчетности нужно:

• определить схему точек ответственности;
• установить формат бюджета денежных средств, что требует грамотного выделения статей этого бюджета;
• внести заявку на платеж.

При этом, чтобы автоматизировать систему управленческой отчетности, необязательно приобретать дорогостоящую ERP-систему. Есть большой выбор программ учета, которые позволят вам автоматизировать управленческую отчетность.

Если у вас еще нет 1С для начала автоматизации управленческой отчетности, то стоит приобрести эту программу. Она помогает автоматически отслеживать передвижения денежных средств. Разумеется, есть варианты более дорогих программ, однако нужно учитывать следующее.

1. Вашей компании не обязательно нужен широкий спектр функций.
2. Если в вашей организации еще не развита управленческая отчетность, то вы не сможете сразу составить грамотное техническое задание программистам. Кроме того, чем больше направлений своей бизнес-деятельности вы планируете подвергнуть учету, тем больше времени вам потребуется на соответствующие настройки.
3. Не каждое стандартное решение, которое вам предложит консультант, подойдет именно для вашего бизнеса. Если вы хотите идти в ногу со стандартами, то вам нужно либо изменить свое производство под программу, либо подстроить программу под ваше производство, однако не все программные продукты поддаются такой обработке. К тому же для этого потребуется время.
4. Не стоит думать, что если вы заплатили много денег известному на рынке поставщику, то успешная автоматизация вам гарантирована. В любом случае создавать техническое задание вам придется самостоятельно, так как, если составлять его будут представители компании-поставщика, вряд ли они смогут учесть все важные нюансы именно вашего бизнеса.

Когда отлаженные процедуры управленческого учета отсутствуют, составление и согласование технического задания будут требовать отработки всех аспектов вашего бизнеса с самого начала. При этом крайне важно не потратить время впустую и не застопорить весь этот процесс.

Формирование управленческой отчетности с помощью аутсорсинга

Если вы решили начать использовать в своей организации управленческую отчетность, но при этом не понимаете, с чего нужно начать, то стоит выбрать специалистов в данной сфере и поручить это дело им. Вот основные признаки, которые характеризуют настоящих профи в данной сфере.

1. Оперативность предоставления отчетности

В случаях, когда отчетная документация предоставляется медленно и с опозданием, данные теряют актуальность. Такие отчеты не имеют ценности вовсе, ведь невозможно принять правильное решение, основываясь на данных, утративших актуальность.

В случаях, когда отчетность поступает намного позже запроса от руководителя, она не имеет ценности – задумайтесь о внедрении новой системы от другой аутсорсинговой компании.

1. Достоверность информации

В тех случаях, когда данные подтвердить невозможно, а работники не могут объяснить, откуда берут начало те или иные цифровые данные, стоит сделать вывод – система далека от совершенства или же ею не умеют грамотно пользоваться. При любых раскладах виновны те, кто внедрял такую систему управленческой отчетности.

1. Отчетность предоставляется в простом и понятном для восприятия формате

Чаще всего руководители не обладают таким временем, чтобы посвятить себя пониманию сложных таблиц и графиков, а также выискиванию важной информации среди лишних данных. Поэтому управленческая отчетность должна быть понятной, лаконичной и структурированной. Однако стоит помнить о том, что чрезмерная детализация так же плоха, как и лишние сведения. Таким образом, необходимо найти золотую середину.

Информация об экспертах

Евгений Кабанов , генеральный директор группы компаний «Кубаньагропрод», Краснодарский край. ГК «Кубаньагропрод» – агропромышленная вертикально интегрированная компания, контролирующая весь технологический процесс производства кормового соевого белка для сельскохозяйственных животных (закупка соевых бобов, хранение, переработка) и продажу конечных продуктов – соевого белка и соевого масла. В состав группы входят три компании в Краснодарском крае и торговое представительство в Москве. Форма организации: ООО. Месторасположение: Краснодарский край

Наталья Газизова , глава представительства компании «Epicor Scala СНГ», Москва. Компания «Epicor Scala СНГ» занимается разработкой и внедрением информационных систем автоматизации управления класса ERP, SCM (англ. supply chain management - комплексное управление материальными и информационными потоками на протяжении цепочки поставки), CRM и ESA (enterprise service automation - автоматизация сервисных компаний и проектно-ориентированного бизнеса). Компания имеет офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Алма-Ате и Киеве. Штаб-квартира находится в Ирвине (США, штат Калифорния), офисы и филиалы расположены по всему миру. В числе корпоративных клиентов в СНГ: Novotel, Marriott, Hyatt, «Тетра Пак», ABB, Danone, CPC Foods, фабрика «Большевик», Челябинский электрометаллургический комбинат, ОАО «Светогорск», Новороссийское морское пароходство.

Павел Меньшиков , главный бухгалтер аппарата управления генерального директора компании «Мостотрест», заместитель главного бухгалтера компании «Мостотрест», Москва. Павел Меньшиков окончил Московский институт стали и сплавов (МИСиС). Эксперт по построению эффективно работающих подразделений и внедрению корпоративных информационных систем. До прихода в компанию «Мостотрест» руководил консалтинговыми проектами в разных отраслях (от сферы услуг до промышленности; выполнял заказы крупнейших индустриальных холдингов, в том числе Объединенной металлургической компании и компании «Уралкалий»). Проводит семинары по управленческому учету, документообороту и организационному развитию. Автор книги «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии. Практическое руководство для директора и бухгалтера» (М.: Добрая книга, 2010).

Этапы формирования и составления управленческой отчетности

Важные аспекты при составлении управленческой отчетности: формы и примеры. Управленческая отчетность - это один из важнейших источников получения информации о результатах деятельности компании, на основе совокупности финансовых, сбытовых, маркетинговых, производственных и прочих показателей.

Информация в управленческой отчетности должна быть экономически интересна и активно использоваться руководителями, учредителями и собственниками бизнеса. Раскрытые в управленческой отчетности данные необходимы для анализа всей деятельности. Это помогает вовремя выявить причины возможных отклонений от параметров, которые заданы стратегией бизнеса, а также показать резервы (финансовые, материальные, трудовые, и пр.), которые до этого времени не использовались компанией.

Ниже представлены 7 этапов формирования и составления управленческой отчетности.

Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании

Данный этап необходим для анализа организационной структуры компании, определяется формат моделирования процессов. При наличии у компании схем бизнес-процессов и их описания, проводится анализ данных документов, и выявляются основные проблемные зоны, требующие оптимизации.

Цели диагностики	Поиск системных подходов к увеличению эффективности управленческой отчетности
Классификация и анализ существующих форм отчетности	По форме представления - табличные, графические, текстовые; По сегментам деятельности – отчеты по закупке, отчеты по реализации, отчет по налогам; По адресности представления - отчеты для руководства, отчеты для руководителей ЦФО, отчеты для менеджеров; По объему информации – оперативные отчеты по текущим проектам, инвестиционные отчеты, итоговые финансовые отчеты, сводные (мастер) отчеты; По содержанию - комплексные отчеты, аналитические показатели, отчеты по ключевым показателям эффективности KPI.
Повышение качества и уменьшение сроков получения выходной аналитической информации, необходимой для принятия качественных управленческих решений.	Аналитические отчеты имеют высокую ценность тогда, когда могут быть получены в короткие сроки и содержат информацию в виде, который максимально отвечает потребностям сотрудника, который принимает решения на основе данного отчета.
Повышение достоверности хранимой информации.	Для принятия решений необходимо полагаться только на достоверную информацию. Не всегда можно понять, насколько информация, которая представлена в отчётах достоверна; соответственно повышается риск принятия некачественных решений. С другой стороны, если сотрудник не несет служебной ответственности за достоверность введенной информации, то с очень большой степенью вероятности он не будет относиться к информации с должной аккуратностью.
Повышение аналитической ценности информации.	Несистемный подход к вводу и хранению информации приводит к тому, что, несмотря на то, что в базу данных введено большие объемы информации, представить эту информацию в виде отчетов практически невозможно. Под не системностью здесь понимается ввод информации сотрудниками без разработки общих правил, что приводит к ситуации, когда по смыслу одинаковая информация представлена для разных сотрудников в отличном друг от друга виде.
Исключение противоречивости и рассогласованности информации	В случае нечеткой определенности в вопросе разделения между сотрудниками обязанностями и правами по вводу информации зачастую происходит многократный ввод одной и той же информации в разных подразделениях компании. В совокупности с несистемным подходом факт дублирования информации бывает даже невозможно определить. Подобное дублирование приводит к невозможности получить полный отчет в разрезе введенной информации.
Повышение предсказуемости получения определенного результата	Принятия решений практически всегда основано на оценке информации по прошедшим периодам. Но зачастую бывает, что нужная информация просто никогда не вводилась. В большинстве случаев недостающую информацию хранить не представляло бы никакой сложности, если бы кто-то заранее предположил то, что она когда-нибудь понадобится.
Результат	На основе диагностики и принятых решений дорабатываются должностные инструкции, производится реинжиниринг существующих бизнес процессов, исключаются формы отчетности, которые не несут информации для анализа данных, вводятся показатели KPI, адаптируются учетные систем для получения фактических данных, фиксируются состав и сроки представления управленческой отчетности.

Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности

Данный этап необходим для делегирования полномочий в части составления операционных бюджетов и определения ответственности, конкретных центров финансовой ответственности (ЦФО) за составление тех или иных бюджетных планов (сегментов управленческой отчетности).

Рисунок 1. Последовательность этапов построения методологии управленческой отчетности.

Цели и задачи, решаемые в результате внедрения управленческой отчетности в компании:

• Установление и достижение конкретных ключевых показателей эффективности (KPI);
• Выявление «слабых» звеньев в организационной структуре компании;
• Повышение системы контроля результатов деятельности;
• Обеспечение прозрачности денежных потоков;
• Усиление платежной дисциплины;
• Разработка системы мотивации сотрудников;
• Оперативное реагирование на изменение: конъюнктуры рынка, каналов сбыта и т.д.;
• Выявление внутренних ресурсов компании;
• Оценка рисков и т.д.

Состав управленческих отчетов зависит в первую очередь от характера деятельности компании. Как показывает практика, состав управленческой отчетности (мастер-отчет) обычно включает в себя:

• Отчет о движении денежных средств (прямым методом);
• Отчет о движении денежных средств (косвенным методом);
• Отчет о прибылях и убытках;

Рисунок 2. Пример структуры управленческой отчетности.

Рисунок 3. Связь классификатора управленческих отчетов и объектов управленческого учета.

Консолидация бюджетов

Формирование консолидированной управленческой отчетности представляет собой довольно трудоемкий процесс. Консолидированная финансовая управленческая отчетность рассматривает группу взаимосвязанных организаций, как единое целое. Активы, обязательства, доходы и расходы объединяются в общую систему управленческих отчетов. Такая отчетность характеризует имущественное и финансовое положение всей группы компаний на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации управленческой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет исключить взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах. В бюджетной политике компании необходимо закрепить правила и принципы элиминации ВГО.

Поэтому целесообразнее использовать информационные системы. Для этих целей можно применить систему «WA: Финансист». Система позволяет производить элиминирование внутрифирменных оборотов на уровне проведения первичных документов и быстро получать корректную информацию, что упрощает и ускоряет процесс формирования управленческой отчетности, минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. При этом сверка внутригрупповых оборотов, их элиминация, выполнение корректирующих проводок и других операций осуществляются в автоматическом режиме.

Пример управленческой отчетности: Компания А владеет компанией Б на 100%. Компания А продала товар на сумму 1500 рублей. Покупка данного товара обошлась компании А в 1000 рублей. Компания Б оплату за поставленный товар произвела в полном объеме. На конец отчетного периода компания Б не продала товар и он числится у нее в составе отчетности.

В результате консолидации необходимо исключить прибыль (500 рублей), которую компания еще не получила и уменьшить стоимость запасов (500 рублей).

Чтобы исключить ВГО и прибыль, которую компания Б еще не заработала. Необходимо сделать корректировки.

Результат консолидации управленческой отчетности

Рисунок 4. Прогнозный баланс (управленческий баланс).

Определение ключевых показателей эффективности (KPI – Key performance indicators)

Введение ключевых контрольных показателей позволяет управлять центрами финансовой ответственности, устанавливая лимиты, нормативные значения или предельные границы принимаемых показателей. Набор показателей эффективности отдельных ЦФО существенно зависит от роли этого центра ответственности в системе управления и от выполняемых функций. Значения показателей устанавливаются с учетом стратегических планов компании, развития отдельных направлений бизнеса. Система показателей может принимать иерархическую структуру, как для компании в целом, так и с детализацией до каждого центра финансовой ответственности. После детализации KPI верхнего уровня и передачи их на уровни ЦФО и сотрудников к ним можно привязать вознаграждение персонала и т.д.

Рисунок 5. Пример использования ключевых показателей компании.

Контроль и анализ управленческой отчетности и исполнения

Для исполнения бюджетов, входящих в состав управленческой отчетности можно выделить три направления контроля:

• предварительный;
• текущий (оперативный);
• заключительный.

Цель предварительного контроля - это профилактика потенциальных нарушений бюджета, иначе говоря, предупреждение необоснованных расходов. Он проводится до совершения хозяйственных операций. Наиболее распространенная форма такого контроля - согласование заявок (например, на оплату или отгрузку товаров со склада).

Текущий контроль исполнения бюджета подразумевает регулярный мониторинг деятельности центров финансовой ответственности для выявления отклонений фактических показателей их деятельности от запланированных. Проводится ежедневно или еженедельно по оперативной отчетности.

Заключительный контроль исполнения бюджета - не что иное, как анализ выполнения планов после закрытия периода, оценка финансово-хозяйственной деятельности компании в целом и по объектам управленческого учета.

В процессе исполнения бюджетов важно выявлять отклонения на самых ранних этапах. Определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в компании. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Обязательно регламентируйте процедуры контроля. Создайте отдельный регламент бюджетного контроля. Опишите в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Рисунок 6. Контроль исполнения плановых показателей управленческой отчетности.

Шаг 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании

Этот этап включает в себя работы по формированию классификаторов бюджетов и бюджетных статей, разработке совокупности операционных бюджетов, статей планирования и их взаимосвязей между собой, наложению видов бюджетов на организационные звенья структуры управления компанией.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры. Главная задача построения финансовой структуры предприятия - получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на предприятии должен составлять. Правильно построенная финансовая структура предприятия позволяет увидеть «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами компании.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты. Конечная цель любого ЦФО – максимизация прибыли. Для каждого ЦФО составляются все три основных бюджета: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс (управленческий баланс).Как правило, в качестве ЦФО выступают отдельные организации; дочерние фирмы холдингов; обособленные подразделения, представительства и филиалы крупных компаний; регионально или технологически обособленные виды деятельности (бизнесы) многопрофильных компаний.

Центр финансового учета (ЦФУ) – объект финансовой структуры компании, отвечающий только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат. Для ЦФУ составляются бюджет доходов и расходов или некоторые частные и функциональные бюджеты (бюджет трудовых затрат, бюджет продаж).В качестве ЦФУ могут выступать основные производственные цеха, участвующие в единых технологических цепочках на предприятиях с последовательным или непрерывным технологическим циклом; производственные (сборочные) цеха; сбытовые службы и подразделения. Центры финансового учета могут иметь узкую направленность:

• центр маржинальной прибыли (профит-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение и учет прибыли;
• центр доходов – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых направлена на получение дохода и не предусматривает учет прибыли (например, служба сбыта);
• центр инвестиций (венчур-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес - проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.
• центр затрат – объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы . Причем не за все расходы, а за так называемые регулируемые расходы, расходование и экономию которых руководство ЦЗ может контролировать. Это подразделения, обслуживающие основные бизнес-процессы. Для ЦЗ составляются лишь некоторые вспомогательные бюджеты. В качестве ЦЗ могут выступать вспомогательные службы предприятия (хозяйственный отдел, служба охраны, администрация). Центр затрат может также именоваться МВЗ (место возникновения затрат) .

Рисунок 7. Проектирование финансовой структуры компании.

Шаг 4. Формирование бюджетной модели

Не существует каких-либо жестких требований по разработке классификатора внутренней управленческой отчетности. Так же как нет двух абсолютно одинаковых компаний, точно также нет одинаковых бюджетных структур. В отличие от формализованной финансовой отчетности: отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, управленческая отчетность не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Структура внутренней управленческой отчетности зависит от специфики компании, принятой в компании бюджетной политики, пожеланий руководства по степени детализации статей для анализа и т.д. Можно лишь дать общие рекомендации, как составить оптимальную структуру управленческой отчетности.

Рисунок 8. Схема взаимодействия бюджетных форм на примере простейшей бюджетной модели.

Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств

Рисунок 9. Исполнение бюджета движения денежных средств (CF (БДДС)).

Шаг 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента

Бюджетная политика формируется с целью выработки и закрепления принципов формирования и консолидации показателей данных статей и методов их оценки. Сюда включаются: определение временного периода, процедуры планирования, форматы бюджетов, программа действий каждого из участников процесса. После разработки бюджетной модели, необходимо переходить к регламентации бюджетного процесса.

Нужно определить какие бюджеты, и в какой последовательности формируются в компании. Для каждого бюджета необходимо выделить ответственного за подготовку (конкретный сотрудник, ЦФО) и ответственного за исполнение бюджета (руководитель направления, руководитель ЦФО), установить лимиты, нормативные значения или предельные границы показателей эффективности ЦФО. Обязательно следует сформировать бюджетный комитет -это орган, создаваемый для целей управления бюджетным процессом, контроля его исполнения и приятия решений.

Рисунок 10. Фазы планирования бюджетирования предприятия.

Шаг 6. Аудит учетных систем

На этапе разработки и утверждении состава управленческой отчетности компании также необходимо учесть, что классификатор бюджетных статей должен быть достаточно детализированным для обеспечения Вас полезной информацией о доходах и расходах компании. При этом нужно понимать, что чем больше уровней детализации будет выделено, тем больше времени и трудозатрат потребуется для составления управленческой отчетности, бюджетов и отчетов, но тем более подробную аналитику можно получить.

Также необходимо учесть, что в результате разработки методологии управленческой отчетности может потребоваться и адаптация учетных систем, т.к. для анализа исполнения бюджетов плановые показатели должны будут сопоставляться с имеющейся фактической информацией.

Шаг 7. Автоматизация

Этот этап включает в себя работы по выбору программного продукта, создание технического задания, внедрение и сопровождение системы.