Физическому лицу при оформлении права на электронную подпись особым удостоверяющим центром выдается сертификат такой подписи. Человек получает при этом два ключа: открытый и закрытый. Посредством закрытого ключа можно быстро генерировать электронную подпись и подписать документ. Открытый ключ иначе называют ключом проверки. Его функция - подтверждение подлинности подписи.
Законодательство различает три вида электронной подписи:
- простую;
- усиленную неквалифицированную;
- усиленную квалифицированную.
Юридическая сила электронной подписи
Закон «Об электронной подписи» устанавливает, что документ в электронной форме, если он подписан посредством простой либо усиленной неквалифицированной электронной подписью, равнозначен документу, оформленному на бумажном носителе, на котором автор поставил собственноручную подпись.
При этом между участниками взаимодействия должно иметься соответствующее соглашение.
Усиленная квалифицированная подпись, которая заверяет электронный документ, будет аналогом не только собственноручной подписи, но и печати на документе. Органы, осуществляющие контрольные функции, могут признавать юридическую силу лишь тех документов, при составлении которых использована квалифицированная электронная подпись.
Где может применяться электронная подпись
Основная сфера применения такой подписи - электронный документооборот. Назначение такого документооборота может быть самым разным: от внутреннего обмена информацией до кадрового или торгово-промышленного.
Электронная подпись нашла широкое применение при составлении отчетности для органов, осуществляющих контрольные функции. При этом метод отправки отчетности значения не имеет. Электронная подпись придает отчетам необходимую юридическую значимость.
Для получения государственных услуг граждане также все чаще используют такой вид удостоверения.
Без электронной подписи в настоящее время не обходятся практически ни одни электронные торги. Такая подпись крайне необходима поставщикам товаров и услуг как на коммерческих, так и на государственных торговых площадках. Электронная подпись гарантирует сторонам в сделках, что они имеют дело с настоящими коммерческими предложениями.
Все чаще данный вид удостоверяющей подписи используется во взаимодействии между физическими лицами. Пример: подписание различных хозяйственных документов (акт приемки-сдачи услуг, договор займа).
Что можно посоветовать в том случае, если вы хотите доказать, что ваш адресат точно получал ваши послания и отвечал вам, а уже возникли подозрения в его отказе от подтверждения этой информации в дальнейшем? Можно порекомендовать в бумажном варианте письма сослаться на ранее отосланные электронные и полученные в качестве ответа, причем сослаться между прочим, не в качестве основной темы письма. Не забывайте, что не только вам может понадобиться привести электронную почту в качестве доказательства, не стоит легкомысленно относиться к переписке и со своей стороны, в том числе с кандидатами на должность, а не только с работниками. Автор настоящей статьи столкнулся на практике со следующим примером. Сотрудник кадровой службы отказал претенденту на должность, юристу М., по такому дискриминационному параметру, как пол. Руководитель хотел работать с юристом-мужчиной, а резюме прислала женщина.
Придание юридической силы документам на электронных носителях
Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint . Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений.
Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.
Придание электронному документу юридической силы
Поэтому многие специалисты и считают, что необходимо отдельно определить порядок предоставления и оценки электронных средств доказывания. В проекте закона об электронной торговле предлагается считать, что все экземпляры электронных документов, подписанные установленным законодательством способом, являются подлинниками. У электронного документа не может быть электронной копии.
Но это положение так и остается проектом. На сегодняшний день для исследования в суде электронные документы должны быть преображены в письменную форму, т.е. распечатаны. Цитируя закон: ст. ст. 59 «Относимость доказательств», 60 «Допустимость доказательств», ст. 67 «Оценка доказательств» ГПК РФ Итак, юридическую силу электронному документу придают: — обязательные реквизиты; — подтверждение полномочий создателя; — подлинность и аутентичность.
Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам
Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов. 2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств. 3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Электронный документ должен содержать: — регистрационный номер; — регистрационную дату; — подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ; — содержание документа; — наименование организации — создателя документа; — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.
33.. придание юридической силы документам на машинном носителе
Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен. Электронная почта как доказательство Использование электронной почты в качестве доказательства вызывает огромные сложности прежде всего с установлением личности того, кто послал со своего почтового ящика электронное письмо с той или иной информацией.
Мало того, если содержание электронной почты разглашается без согласия автора сообщения, то письмо можно исключить из числа доказательств, т.к. оно получено с нарушением закона.
Юридическая сила электронного документа
Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.
Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.
Понятие электронного документа, его юридическая сила
Внимание
В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа? Содержание
- 1 От бумажного к электронному документообороту
- 1.1 Реквизиты, определяющие юридическую силу
- 2 Защита корреспонденции
- 3 Частные случаи
- 4 Практические рекомендации
- 5 Что дальше?
От бумажного к электронному документообороту В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи.
С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.
Повышение уникальности
Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении. Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку. Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу. Ему надо принести компьютер, с которого велась электронная переписка, чтобы он мог удостоверить факт ее наличия, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий: включение компьютера, запуск почтовой программы, найденные электронные письма. Только тогда электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу.
Электронные документы как доказательства
Подлинность и аутентичность Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭЦП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника.
Олег Беззубцев
Сегодня сложно найти специалиста в области информатизации или телекоммуникаций, который бы не знал, что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП). Однако мало кто осознает, что само по себе использование этой технологии только создает предпосылки для организации юридически значимого электронного документооборота. Точно так же как технология производства бумаги или авторучек – это лишь возможность организовать традиционный бумажный документооборот. Что необходимо предпринять, чтобы обмен электронными документами с ЭЦП стал столь же привычным, как и документами на бумажном носителе?
Закон об ЭЦП
Принятый в 2001 году Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» предусматривает условия правового использования электронной цифровой подписи при организации обмена электронными документами. И хотя данный закон вводит (кстати, впервые в отечественной юридической практике) собственно понятие «электронного документа», он не охватывает своим регулирующим воздействием все правовые стороны применения таких документов. У Закона более узкая задача – «обеспечение правовых условий использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Собственно, выделение этой узкой сферы регулирования и позволило подготовить указанный законодательный акт.
Проблема регулирования одним нормативным документом всего многообразия отношений, возникающих при внедрении электронного документооборота, представляется практически неразрешимой. Электронный документ – лишь частный случай документа вообще, а закона о документе нет ни в российской, ни в какой-либо иной цивилизованной правовой системе. И одна из основных причин этого – многообразие документов.
Традиционный бумажный документооборот основывается в значительной мере на нормативных актах инструктивного уровня, которых накопилось уже великое множество. Вместе с тем в российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» признает ЭЦП, выработанную на основе асимметричного криптографического преобразования, и отражает особенности использования только такого типа электронной цифровой подписи в электронном документообороте1. Основной вопрос применения асимметричной криптографической системы – это вопрос доверия к открытому ключу партнера, который в процессе доведения его до получателей может быть модифицирован или сознательно подменен. С правовой точки зрения принадлежность открытого ключа ЭЦП, опубликованного или полученного из общедоступной информационной системы, конкретному физическому лицу, от которого он якобы исходит, требуется доказать. Для этого необходимо наличие третьего независимого субъекта электронного документооборота, который на свой риск подтвердит принадлежность открытого проверочного ключа конкретному субъекту, претендующему на это. Такое доверенное лицо (третий субъект), которое берет на себя обязанности удостоверять в информационной системе принадлежность открытого ключа (а стало быть, и пары «открытый – закрытый» индивидуальных ключей) конкретному пользователю системы в соответствии с законом, называется Удостоверяющим центром (УЦ).
Следовательно, вопрос нормативного обеспечения юридической значимости электронного документооборота в конкретной информационно-телекоммуникационной системе условно подразумевает две мало связанные между собой задачи:
- создание необходимых правовых условий для того, чтобы электронные документы, подготовленные пользователями этой системы, имели юридическую силу;
- создание инструктивных документов, регламентирующих жизненный цикл подготовленных, циркулирующих и хранящихся в системе электронных документов, которые имеют юридическую силу.
Суть второй задачи вытекает из понятия «документооборот». Обычно под «оборотом» подразумевается весь цикл существования юридически значимого документа в системе: его создание, передача, прием, хранение, архивирование и уничтожение, а также его учет на всех этапах. В традиционном бумажном документообороте все перечисленные вопросы, за исключением вопросов придания юридической значимости документам, как правило, решаются на уровне ведомственной или корпоративной инструкции. Первая задача имеет общезначимый характер и в общем случае должна решаться на основе нормативных актов законодательного уровня.
Документы бумажные и электронные
Традиционный документ на бумажном носителе имеет две составляющие – материальный бумажный носитель и зафиксированную на нем информацию. Бумажная основа связывает смысловую часть документа (собственно информацию) с дополнительными фрагментами текста, называемыми «реквизитами» и служащими для идентификации как документа, так и физического лица, которым данный документ создан или подписан. Именно так определяется понятие «документ» в законе: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»2.
Документирование информации проводится по строго определенным правилам. Основные из них изложены в ГОСТе 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТе 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Эти ГОСТы предусматривают в сумме 31 реквизит, но не все они признаются обязательными. Главным является собственно текст документа. Поэтому любые сведения, изложенные на бумаге в виде связного текста, без каких-либо дополнительных реквизитов уже могут рассматриваться как документ. Но для придания документу юридической силы одного текста недостаточно. Необходимы также такие важные реквизиты, как дата и подпись.
Традиционный документ на бумажном носителе будет иметь юридическую силу только при наличии:
- текста документа;
- даты его создания или подписания;
- подписи конкретного физического лица.
Свое отношение к полученному традиционному документу на бумажном носителе человек формирует на основе двух составляющих:
- аутентификации документа, то есть принятия решения о доверии к документу на основании целостности носителя и не вызывающих сомнений реквизитов, включающих дату исполнения и подпись исполнителя.
- корректности содержания, то есть сопоставления смысла документа и условий и/или обстоятельств его создания.
Аутентичность документа и корректность его восприятия составляют основу однозначного толкования его передающей и получающей сторонами, а также, что не менее важно, третьей независимой стороной, уполномоченной на разбирательство конфликтов, которые могут быть вызваны этими документами.
К сожалению, в России нет нормативных актов законодательного уровня, определяющих понятие «электронный документ». Более того, в современной юридической практике существуют несколько совершенно разных подходов к его определению. Наиболее четким представляется определение, сформулированное в 2000–2001 годах при формировании блока так называемых электронных законопроектов: «Электронный документ (документ в электронной форме отображения) – информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, способная быть преобразованной в форме, пригодной для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты (реквизиты) идентификации (и возможно аутентификации) документа».
Если проводить параллели между технологиями восприятия традиционного документа на бумажном носителе и электронного документа, то на первом месте по-прежнему проблема его аутентификации или проверки подлинности и корректности его содержания.
К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся:
- нарушение целостности электронного документа;
- нарушение неотказуемости электронного документа;
- нарушение адекватности отображения электронного документа.
Реализация этих угроз может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота:
- отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа;
- опротестование содержания и/или времени приема или передачи электронного документа;
- отказ от авторства электронного документа.
Следовательно, для организации электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.
Хэш-функция
Реализация электронной цифровой подписи на основе использования криптографической технологии связана с вычислением так называемой хэш-функции защищаемого электронного документа, которая представляет собой уникальное число, получаемое из исходного документа путем его преобразования с помощью сложного, но известного алгоритма (хэш-функции).
Хэш-функция чувствительна к всевозможным искажениям исходного электронного документа, то есть изменение (искажение) хотя бы одного знака в исходном документе приводит в среднем к искажению половины знаков хэш-значения. Кроме того, она устроена таким образом, что, во-первых, по хэш-значению документа нельзя восстановить исходный электронный документ, а во-вторых, практически невозможно отыскать два различных электронных документа, которые обладали бы одним и тем же хэш-значением.
Схема формирования электронной цифровой подписи под электронным документом его создателем (отправителем) предусматривает вычисление хэш-функции этого документа и шифрование этого значения посредством секретного ключа отправителя.
Результатом шифрования и является значение ЭЦП как реквизит электронного документа, которое пересылается получателю вместе с этим документом.
Таким образом, электронная цифровая подпись жестко увязывает содержание документа и секретный ключ для формирования ЭЦП и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности данной подписи.
Функции ЭЦП
Поскольку электронная цифровая подпись – средство защиты информации, предоставляющее возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронного документа, то ЭЦП должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:
- подтверждать, что подписывающее лицо сознательно подписало электронный документ;
- подтверждать, что документ подписало именно подписывающее лицо и только оно;
- ЭЦП должна существенно зависеть от подписываемого документа, в том числе от имеющихся в нем отметок времени;
- подписывающее лицо не должно иметь возможности отказаться впоследствии от факта подписи электронного документа.
Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» определяет ЭЦП как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».
Скрепление электронного документа цифровой подписью и проверка ее корректности требуют от пользователей системы защищенного электронного документооборота ряда сознательных действий:
- по применению собственного закрытого ключа и запуска той функции пользовательского программного обеспечения, которая ответственна за создание цифровой подписи;
- или сознательного извлечения из хранилища сертификата ключа отправителя, сопоставления его со списком отозванных сертификатов и сознательного запуска функции пользовательского программного обеспечения, ответственной за подтверждение подлинности ЭЦП под электронным документом.
Такие действия физического лица могут служить основанием для возникновения правовых отношений, например при даче распоряжений или совершении сделки, что в принципе позволяет (с учетом высокой гарантии того, что цифровая подпись принадлежит подписывавшей стороне) организовать юридически значимый электронный документооборот в любой сфере жизнедеятельности общества и материального производства.
Электронные документы, ЭЦП и право
Основой для применения электронных документов, заверяемых электронной цифровой подписью, служат следующие законодательные и нормативные акты Российской Федерации.
Гражданский кодекс РФ. Часть 1. Глава 9. Статья 160. Письменная форма сделки4
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Гражданский кодекс РФ. Часть 1. Глава 28. Статья 434. Форма договора5
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Гражданский кодекс РФ. Часть 2. Глава 45. Статья 847. Удостоверение права распоряжения денежными средствами, находящимися на счете6
Договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом.
Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации». Статья 5. Документирование информации
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Официальные материалы Высшего Арбитражного Суда РФ
Письмо от 24.04.92 № К-3/96, в соответствии с которым «Высший Арбитражный Суд РФ считает возможным принимать по рассматриваемым делам в качестве доказательств документы, заверенные электронной подписью (печатью)».
В Письме от 19.08.94 № С1-7/ОП-587 указывается: «В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью».
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»
Основная цель данного Федерального закона – обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При этом закон обеспечивает правовую основу для использования электронных технологий, определяет права и обязанности автора подписи, технологию удостоверения подписи, условия использования ЭЦП в электронных документах органами государственной власти и государственными организациями, а также юридическими и физическими лицами.
В законе устанавливаются:
– основные права и обязанности обладателя электронной цифровой подписи;
– правовой статус удостоверяющих центров, их функции;
– требования к сертификату ключа подписи, выдаваемому УЦ;
– состав сведений, содержащихся в сертификате ключа подписи, срок и порядок его хранения;
– порядок ведения реестров сертификатов.
Закон определяет отношения удостоверяющих центров с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, который ведет единый государственный реестр сертификатов ключей подписей УЦ, предусматривает также порядок защиты прав лиц, использующих ЭЦП в процессе электронного обмена документами, и условия приостановления действия и (или) аннулирования сертификата ключа подписи.
Комплект документов для Удостоверяющего центра
В соответствии с пп. 36, 37 Положения и п. 4 Инструкции, утвержденных Приказами ФАПСИ от 23.09.1999 № 1587 и от 13.06.2001 № 1528, использование сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты конфиденциальной информации (СКЗИ) осуществляется лицами (юридическими и физическими), имеющими соответствующую государственную лицензию. Лицам, не имеющим такой лицензии, услуги по криптографической защите их информации с использованием СКЗИ предоставляются лицензиатами на основании договора.
Следовательно, Удостоверяющий центр, предоставляющий услуги по криптографической защите конфиденциальной информации иным субъектам автоматизированной системы юридически значимого электронного документооборота, должен быть связан с организациями – участниками этой системы договорными отношениями. При этом условия оказания УЦ таких услуг всем участникам системы электронного документооборота должны быть стандартными (одинаковыми).
В комплект необходимых для функционирования УЦ нормативных, распорядительных документов входят:
1. Договор присоединения согласно ст. 428 ГК РФ (формуляр), предусматривающий порядок и условия предоставления и пользования услугами центра.
2. Порядок разрешения конфликтных ситуаций, связанных с использованием технологий ЭЦП и шифрования в электронном документообороте, который является неотъемлемой частью Договора на обслуживание.
В соответствии с письмом Высшего Арбитражного Суда РФ от 19.08.1994 № С1-7/ОП-587 при рассмотрении споров, связанных с договорами или иными документами, подписанными цифровой (электронной) подписью, арбитражный суд должен оперировать материалами договора, в которых описана процедура порядка согласования разногласий. В случае отсутствия в таком договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказывания подлинности договора и других документов арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью.
3. Взаимоувязанные нормативные распорядительные документы автоматизированной системы (АС), Удостоверяющего центра и участников системы электронного документооборота, которые создаются с учетом эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации.
Согласно п. 2 «Требований к заявителю на право установки (инсталляции), эксплуатации сертифицированных шифровальных средств и предоставления услуг по шифрованию информации при защите информации по уровню «С», на предприятии, осуществляющем эксплуатацию сертифицированных средств криптографической защиты информации, должны быть специально разработаны и утверждены руководством документы, регламентирующие «вопросы обеспечения функционирования и безопасности СКЗИ».
Данные документы должны предусматривать:
- права и обязанности Удостоверяющего центра, других организаций – участниц АС, а также их должностных лиц, имеющих прямое отношение к электронному документообороту;
- порядок размещения, установки, хранения и использования СКЗИ у пользователей АС, иных средств защиты информации, используемых в АС, а также эксплуатационной документации к ним;
- порядок генерации, учета, распространения, хранения и уничтожения криптографических ключей пользователей системы электронного документооборота;
- порядок подключения пользователей к АС и прекращения их обслуживания системой электронного документооборота;
- порядок ведения конфиденциального документооборота; порядок расследования фактов нарушения режима конфиденциальности обрабатываемой в АС информации, фактов нарушения правил использования СКЗИ и мер по устранению последствий указанных нарушений;
- порядок организации и осуществления контроля лицензиатом в области криптографической защиты информации, выполнения остальными участниками системы электронного документооборота требований по обеспечению защиты информации с применением СКЗИ.
В этой статье речь пойдет об применении электронного документооборота на базе ЭЦП в коммерческой деятельности во взаимоотношениях коммерческих организаций при условии, что эти организации заблаговременно не имеют предпосылок к тому, чтоб доверять друг другу "на слово", и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь в будущем доказательную базу для того, чтоб иметь возможность отстоять как свои права, так и обязанности противоположной стороны.
Такие взаимоотношения организаций предоставляют широкий простор для использования ЭЦП в роли аналога собственноручной подписи. Станет лишним обращать внимание на то, что все эти электронные бумаги требуют юридической значимости для того, чтоб каждая из сторон была уверена в исполнении инойстороной своих обязательств. Хотя, что же есть юридическая значимость электронного документа? Если выражаться обобщенно, то юридически значимый электронный документ - электронный документ, обладающий этими свойствами, что права и обязательства любой из сторон, вытекающие из этого электронного документа, защищены действующим законодательством, в нашем случае, законодательством РФ.
В мировой практике принято обеспечивать юридическую значимость электронного документа при помощиЭЦП.Нормативная база для реализации юридически значимого электронного документооборота на базе ЭЦП при оформлении правовых отношений в РФ
На сегодня действующее российское законодательство предполагает 2 метода реализации юридически значимого документооборота на базе ЭЦП.
I метод регулируется только ГК РФ, статья 160 которого предполагает что "применение при совершении сделок электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в ситуациях и в порядке, предусмотренных соглашением сторон".
Так, 2 стороны имеют возможность подписать обыкновенныйконтракт на бумаге о том, что в последующих своих отношениях они будут применять ЭЦП, скрепить его собственными подписями и с этого момента пользоваться . Естественно, судебная практика продемонстрировала, что требуется прописать в договоре массу тонкостей, таких как инженерные особенности использования этой подписи, действиялюбой из сторон в случае непризнания одной из сторон подписи действительной и т.п., хотяв целом подобный механизм вел работу и работает с успехом уже весьма продолжительноевремени. К слову заявить, договоры организаций с банками об осуществлении электронного документооборота с использованием ЭЦП продолжительное временибазировались именно на этой правовой базе, впрочем для стандартизации, унификации и контроля этого устройства Центральным Банком РФ был выпущен ряд инструкций.
Хотя, у этого метода есть несколько значительных недостатков. 1й из них состоит в том, что, если организация замыслила взаимодействовать средством электронного документооборота со всеми или как минимум с половиной своих контрагентов, то с ними со всеми будет нужнозаключить договоры об применении ЭЦП, что представляется хватает проблематичным. 2й недостаток состоит в том, что согласно с заключенными договорами станет применяться ЭЦПконкретной спецификации, которую ни сама организация, ни ее контрагенты, вероятно, никогда не смогут применить в отношениях с иными собственными партнерами.
Как известно, I метод, основанный только на ГК РФ, хватает прост в использовании, хотяне чересчур удобен. Представляется маловероятным, что на базе такого устройства в РФстанет развиваться электронный на базе ЭЦП.
II метод всерьез более перспективен.
В действительности, он прогрессирует из обычногоконтракта об применении ЭЦП, какой был упомянут выше. Лишь, во II-м случае положения подобного "контракта" распространяются не только лишь на стороны-участницы контракта,однако на всю национальную информационную сеть, предполагающую не только лишьжизнь и активность тыс. и млн. пользователей, но еще и изменение их состава. Безусловно, для этого требуется весьма сильная законодательная база.
Функционирование II-го устройства основывается на целом ряде нормативно-правовых актов. Любой из них регулирует 1 или несколько аспектов отношений сторон сделки приприменении ими электронного документооборота с применением ЭЦП:
- статья 160 ГК РФ которая позволяет подписывать договоры не только лишьсобственноручной подписью, но еще и любой иной, предусмотренной законодательством или соглашением сторон (в частности электронной);
- принцип "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" конкретизирует ряд основных терминов, таких как "информация", "электронное сообщение", "электронный документ" и пр.
- принцип "Об ЭЦП" определяет, при каких условиях ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи, и описывает механизм реализации функционирования ЭЦП в информационной сети общего пользования.
Чтоб определить, защищены ли на сегодня электронные бумаги, подписанные ЭЦП законодательно, а следственно, являются ли они юридически значимыми, требуется разобрать 2 аспекта этого вопроса: юридическую значимость ЭЦП и юридическую значимость электронного документа.
Как видно, ЭЦП выдается удостоверяющим центром (УЦ). Принцип "Об ЭЦП" предполагает регистрацию всех УЦ в едином государственном реестре, и функционирование "уполномоченного федерального органа (УФО)" в роли держателя реестра всех УЦ. ЛишьУЦ, зарегистрированный в УФО, может выдать сертификат такой ЭЦП, которая -эквивалент собственноручной подписи.
На сегодня есть реестр, держателем которого является УФО1 (в министерстве не стали придумывать ему новое наименование, по этой причине он так и называется - Уполномоченный Федеральный Орган). К тому же, есть корневой УЦ, сделанный на основе Общероссийского Государственного Информационного Центра (ОГИЦ)
2. Управление реестром и корневым УЦ производится Агентством по информационным технологиям при Министерстве Коммуникации и Массовых Коммуникаций РФ. Т.е. в действительности вся нужная техническая база для реализации положений, описанных в законе "Об ЭЦП" на сегодня готова. Помимо того, эта техническая база закреплена нормативными актами, к примеру, в Приказе №33 уточняется, что единый реестр сертификатов создается именно согласно с законом "Об ЭЦП".
Сейчас любая организация, осуществляющая функции УЦ, может получить сертификат в корневом УЦ ОГИЦ (при соблюдении конкретных научных требований) и зарегистрировать его в реестре УФО. При наличии подобного сертификата, заверенного корневым УЦ, организация сумеет делать и выдавать собственные сертификаты, что станетсоответствовать положениям закона "Об ЭЦП" в отношении реализации ЭЦП на информационной сети общего пользования. Т.е. в действительности ЭЦП, поставленная под документом с использованием сертификата, выданного УЦ, зарегистрированным в ОГИЦ, обязана станет расцениваться как аналог собственноручной подписи держателя сертификата.
Хотя, ЭЦП сама по себе, конечно, не представляет специальной ценности. Функции ЭЦП могут быть реализованы лишь при применении ее в роли реквизита электронного документа. Следственно, нужно разобраться в том, что данное электронный документ. И какими нормативными актами обеспечивается (или не обеспечивается) его юридическая значимость.
Принцип "Об ЭЦП" указывает на то, что ЭЦП - эквивалент собственноручной подписи, если поставлена на электронном документе, что представляется хватает логичным. Тот жепринцип определяет электронный документ как "документ, в коем информация представлена в электронно-цифровой форме".
Подобная формулировка представляетсяхватает свободной для того, чтоб возможно было делать и применять электронные бумагикаждого формата. Хотя, главным нормативным актом, регулирующим применениеэлектронных документов, является принцип №149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Этот принцип прежде всего вводит понятие электронного сообщения в практику русского законодательства: электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети".
Так, принцип №149 разделяет понятия электронного документа и электронного сообщения. Различия таких 2-х понятий рассматриваются встатья11. закона. В т.ч., п.3. указывает, что электронным документом может считаться лишьданное электронное сообщение, подписанное ЭЦП, электронная форма которого не исключена законодательно. Иными словами, если в нормативном акте четко указано, чтокакой-нибудь конкретный документ требуется оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, станет являться толькокопией бумажного документа и никакой юридической силы иметь не станет.
В прочем, п.4 той же статьи отдельно содержит разъяснения в доли "заключения гражданско-правовых договоров или оформления других правоотношений". Согласно с этим пунктом, электронные сообщения, подписанные ЭЦП, созданные и применяемые в целях установления указанных выше отношений, признаются электронными документами. Иначе говоря, в случае заключения договоров, оформления накладных и актов в электронном виде таковые будут признаваться электронными документами на основании указанной выше статьи закона №149.
Т.о., сейчас в РФ есть нужная нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений.
Практическое использование юридически значимого документооборота на основании ЭЦП
Переход с общепринятого (бумажного) документооборота к электронному в условиях взаимодействия 2-х или некоторого количества организаций имеет экономический смысл при условии перевода в электронный вид значительно большей части всей документации (65-75процентов, есть и иные оценки). Иными словами, заключать договоры в электронном виде,однако продолжать рисовать первичные прочие и бухгалтерские бумаги в бумажном виде представляется малополезным, т.к. незначительное сокращение объемов бумажного документооборота тогда не обеспечит значительных достоинств в сравнении с затратами навведение новых процессов.
Практика документооборота в коммерческих организациях в РФ такова, что большая часть документов оформляется не только лишь для целей удостоверения правоотношений, но еще и для целей налогообложения. Попробуем рассмотреть этот вопрос с позиции 2-х видов учета, практикуемых любой коммерческой организацией в РФ: бухгалтерского и налогового. Невзирая на то, что акты о выполненных работах, накладные и приравненные к ним по значимости для бухгалтерского учета бумаги названы законом "О бухучете" первичными бухгалтерскими документами, они тоже применяются и для ведения налогового учета. Безусловно, не говоря о том, что документ учитывается дважды. Скорее, документ первично учитывается в бухгалтерском учете, а после регистры бухгалтерского учета применяются для ведения учета налогового. Так или иначе, для целей доказательства правильности исчисления налоговой базы ФНС постоянно требует первичные бумаги. С бухгалтерским учетом проблем нет: он отражает факты хозяйственной деятельности, а хозяйственная деятельность ведется на основании правовых отношений м/у экономическими субъектами. Следовательно, любой электронный документ, разрешенный гражданским законодательством, определяющий какой-либо характер правоотношений м/уорганизациями, должен признаваться в бухгалтерском учете. Несколько другая ситуация с налоговым учетом. Налоговый учет ведется только в целях правильного исчисления иуплаты налогов, и контроля за этим процессом. Порядок ведения налогового учета регулируется не гражданским, а налоговым законодательством.
Проведя краткий обзор налогового законодательства возможно установить, что в общем случае НК РФ прямо предписывает вести налоговый учет на основании первичных бухгалтерских документов, не предъявляя никаких особенных требований к этим документам. То же доказано письмом МИНФИНА № 03-02-07/1-383 от 30.09.2008. Исключение составляет документация, относящаяся к учету НДС. Статья 169 НК РФ предполагает составление счета-фактуры. Принимая во внимание то, что в гражданском законодательстве этот документ не упоминается, он является специфическим налоговым документом, а его оформление регулируется налоговым законодательством. Налоговое законодательство не регламентирует форму счета-фактуры. Так, встает вопрос: примет ли ФНС РФ электронную счет-фактуру для целей налогового учета и, как следствие, для целей исчисления НДС? Сама ФНС ответ на этот вопрос пока не дает. Если ФНС отвечает на этот вопрос отрицательно, это означает, что все счета-фактуры нужно продолжать оформлять в бумажном виде.
Насколько существенна доля счетов-фактур в общем объеме документов? Если рассматривать простой набор документов по одной сделке, то получится подобный набор:
1. Контракт.
2. Акт о выполненных работах или накладная на поставку материальных ценностей.
3. Счет-фактура.
Т.о., в общем случае в организациях, отчитывающихся по НДС (большинство всех организаций в РФ) объем счетов-фактур составляет хотя бы 1/3 всех обязательных документов.
Так или иначе, нужно заметить, что в упомянутом выше письме ФНС обещает очень скоро разобраться с этим вопросом и дать четкий ответ: возможно или нельзя принимать к учету электронную счет-фактуру. Также, принимая во внимание курс правительства на введениеэлектронного документооборота внутри всех госструктур и ведомств, и обещания начала предоставления государственных услуг в электронном виде с 2010 г., имеет смысл рассчитывать на то, что вопрос будет решен в пользу электронной счета-фактуры.
Пример со счет-фактурой - отнюдь неединственный. Есть еще масса особенных документов, форма которых регулируется отдельными разделами законодательства РФ. Более того, не нужно забывать и о международных сделках, при которых нужно учитывать некоторые положения закона "Об ЭЦП" и закона №149, и национальные законодательства иных государств в области электронного документооборота.
Выводы
Обобщая изложенный выше материал, можно заключить о том, что на сегодня в РФ естьнужная нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений, хотя для целей практического использования электронного документооборота (и следовательно, извлечения достоинств из этого) нужно иметь ввиду отсутствие законодательно закрепленной электронной формы для некоторых особенных документов. По-моему, невзирая на упомянутые выше ограничения, в ряде отраслей экономики РФ текущая ситуация создает довольно благоприятные условия для введения систем электронного документооборота на основе ЭЦП с целью оформления правовых отношений среди экономических субъектов.
Вышла новая информация!
12 мая опубликован Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года, утвердивший форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Приказ вступает в силу спустя 10 дней после публикации.
Согласно законодательству, обмениваться электронными счетами-фактурами можно в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС, в установленных форматах, через специализированных операторов электронного документооборота, чья деятельность также регламентируется приказом налогового ведомства. На сегодняшний момент все эти приказы опубликованы и либо уже вступили в силу, либо вступят ранее, чем через две недели. Выставить юридически значимый электронный счет-фактуру можно будет уже 23 мая.
Оставьте свой комментарий!
ФЗ от 6 апреля 2011 года прията юридическая сила ЭЦП. Согласно принятым положениям, подпись имеет вид простого изображения. С ее помощью разрешается подписать юридический документ, договор купли-продажи или аналогичную документацию.
Применение электронного образца подписи подтверждает согласие ответственного лица на услугу или заключение соглашения. Сила и значимость ЭЦП имеет признание наравне с собственноручно подписанным вариантом.
Использование ЭЦП упрощает вопросы документооборота. Ее сила позволяет ускорить процесс передачи информации о согласии стороны на услугу или действие. Применима подпись в случаях, когда поддерживается система приема/передачи цифровой электронной подписи.
Изображение имеет силу, если оно правильно зарегистрировано и внесено в реестр. Провести эти действия рекомендуется не самостоятельно, а обратившись к специалистам. Это исключит ошибки при создании образца, гарантированно утвердит юридическую силу заложенной информации.
Что придает юридическую силу ЭЦП
Разберем вопрос, что подтверждает юридическую значимость электронной подписи. Справка: электронная подпись - это изображение или группа символов/цифр, позволяющие подписать юридический цифровой документ или поручение.
Важно разделять два понятия: сила и значимость подписи. Информация на бумажном носителе представляет самостоятельный объект. Нанесенный вручную на нее опознавательный знак призван подтверждать его достоверность. Процесс его создания не оспаривает достоверность причастности ответственного лица.
Цифровой вариант подразумевает возможность вмешательства третьих лиц. Только применение сертифицированного ключа подтверждает отношение субъекта к формированию документа. Иметь доступ к зашифрованным данным может только владелец или ответственное доверенное лицо.
Именно благодаря внесению в систему электронного документооборота (СЭД) данных о владельце договор, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу. Он позволяет достичь договоренности между сторонами о признании равнозначности бумажного и цифрового носителя. В этом заключается сила электронной формы подписи.
Формализованные документы
В СЭД формальными документами считаются:
отчетность
счета-фактуры
трудовой договор с
сотрудником, работающим на
удаленной основе
истребуемые
документы, их опись
Юридическое значение подпись принимает в случае соответствия формату и соблюдения условий оформления подписи. Необходима передача электронной информации строго по протоколам. Если после проверки подтверждается достоверность поставленного знака, договор официально признается. Формат подписи должен отвечать правилам регистрации квалифицированной ЭП (КЭП).
При получении подобного договора сторона имеет право на проверку через соответствующие системы. Зашифрованная подпись на информации (КЭП) по умолчанию считается равной собственноручному созданию документа. Она имеет юридическую силу, признается наравне с рукописным вариантом. Подобный электронный договор с изображением подписи, юридическая сила которого признается значимой, регулируется государством.
Неформализованные документы
Признанная юридическая сила электронной подписи формата КЭП подтверждает, что ответственное лицо создало документ собственноручно. Таким образом, носитель является официальным.
В список формального документооборота входят категории:
договоры
доверенности
листы-визитки
чек-листы и т. д
Подобные варианты разрешается подписать простым видом или неквалифицированной подписью. Все лица, причастные к созданию ЭДО, заключают предварительные соглашения о взаимном подтверждении согласия на юридическую силу и значимость подобной подписи.
Необходимым условием является заключение соглашения от обеих сторон. В нем прописывается формат носителя, условия оформления реквизитов и их содержание. Учитываются все детали, нюансы и мелочи. Именно это соглашение позволяет признать достоверность или недостоверность изображения в ходе определения его правовой силы.
Равноценность ЭЦП с бумажным документом
Для многих актуален вопрос, имеет ли силу электронная подпись наравне с бумажным вариантом. Юридическая сила признается за носителем, если он содержит соответствующие реквизиты.
При необходимости рукописный вариант сравнивается с зафиксированными в базах данных образцами из паспортного стола и налоговой инспекции. Для ЭП это отдельная база, в которой содержится полная информация о владельце. Эти данные заносятся при регистрации цифрового автографа, должны иметь полный перечень сведений без ошибок и неточностей. Именно поэтому рекомендуется обращаться к специалистам, чтобы избежать несоответствий.
Составленная по всем правилам подпись приравнивается к рукописному варианту. В зависимости от тонкостей оформления и назначения ее можно применять в создании договоров, соглашений и др. Законодательством признаются электронные носители, в которых проставлены необходимые реквизиты.
Наша компания предоставляет услуги регистрирования и оформления ЭЦП. Гарантируется быстрое и грамотное заведение баз данных. Наши специалисты проведут всю операцию, от сбора реквизитов до установки на ваш ПК.
Оформленная нами электронная подпись имеет юридическую силу и распознается без ошибок. Если вы хотите иметь цифровую подпись, вам достаточно подписать с нами договор на выполнение работ. Стоимость услуг имеет демократичные рамки.